Få full kontroll över kostnaderna redan innan de uppstår och automatisera inköpsprocessen! Det blir möjligt när en inköpsorder görs digitalt i det system där leverantörsfakturorna hanteras. Boka en demo av Rillion idag och upptäck hur vi kan effektivisera inköpsprocessen för alla avdelningar i ditt företag.
Det är smart att låta organisationen göra sina inköpsorders i det system där fakturorna hanteras. Då blir det möjligt att se och kontrollera kostnaderna redan innan de uppstår. Attestera din inköpsorder istället för fakturan – enligt det attestflöde som redan är uppsatt. Då kan leverantörsfakturan genomgå automatisk fakturamatchning, förutsatt att beloppet överensstämmer med beställningen i din inköpsorder. Endast eventuella avvikelser behöver hanteras manuellt genom inköpsprocessen.
– Under vår snabba tillväxt hade vi flera projekt som pågick samtidigt. Därför var det helt avgörande att kunna hantera både inköp och leverantörsfakturor i en och samma lösning.
Rillions inköpsmodul liknar en webbshop och det är enkelt för varje enskild medarbetare att skapa de inköpsorders som behövs. Bara godkända leverantörer och varor visas i utbudet. Behörigheter och budget styr vad dina anställda kan se och beställa. På så vis blir det enkelt för hela organisationen att leva upp till inköpspolicyn genom hela inköpsprocessen och prioriterade leverantörer gynnas. Beställnings- och inköpsprocessen steg för steg blir enklare för medarbetaren, samtidigt som inköpen sker enligt det regelverk ni satt upp.
Många företag har redan avancerade system för sina direkta inköp, d.v.s. de varor som behövs för att producera de produkter och tjänster man säljer. Däremot saknas ofta en effektiv inköpsprocess för ett s.k. indirekt inköp. Ett indirekt inköp utgörs typiskt av sådana varor som behövs för att en arbetsplats ska fungera. Exempel på ett indirekt inköp kan vara datorer, mobiltelefoner, datortillbehör och kontorsmaterial. Vissa utgifter är små var för sig, men för en stor organisation blir det en icke försumbar kostnad som direkt belastar resultatet på sista raden. Ta kontroll över indirekt inköp med Rillion.
Med Rillions inköpsmodul får du kontroll över hela inköpsprocessen steg för steg av samtliga inköp – även de indirekta. Ägandeskapet förtydligas, det administrativa arbetet för inköpsavdelningen minskar i samtliga inköpsprocesser som ger dem möjlighet att istället fokusera på att förhandla fram fördelaktiga avtal och rabatter. Genom att styra inköpen mot de leverantörer som ger dig de bästa villkoren finns stora summor att spara. Att digitalisera alla inköp och beställningar i en strukturerad purchase to pay-process är vägen till strategiska inköp – även för indirekta material!
Ta kontroll över dina kostnader innan de uppstår med Rillion. Vi hjälper dig automatisera och effektivisera hela inköpsprocessen för alla avdelningar inom ditt företag. Kontakta Rillion för att boka en demo av vår lösning idag så visar vi hur vi kan optimera din inköpsprocess på flera nivåer.
Vilka är de olika stegen i inköpsprocessen?
1. När det uppstår ett behov är första steget att undersöka marknaden, d.v.s. se vad det finns för varor eller tjänster som matchar behovet.
2. Därefter kommer jämförelse av pris, leverans- och avtalsvillkor.
3. När man valt produkt och leverantör, görs en beställning. Den kan göras över telefon eller e-mail, alternativt så finns systemstöd för att skicka en inköpsorder. Många organisationer kräver t.ex. inköpsordernummer (PO) för varje beställning.
4. Slutligen levereras varan och leverantören skickar en faktura till kunden.
5. Många företag och organisationer verifierar sedan att leveransbekräftelse och faktura överensstämmer med inköpsordern – om det finns en sådan. Först efter verifiering av faktura och inleverans, kan fakturan godkännas för betalning och bokföring.
Hur kan jag optimera inköpsprocessen?
Gör det enkelt för medarbetare inom organisationen att köpa rätt saker, till rätt pris och från rätt leverantör. Se till att inköp attesteras av rätt personer innan ordern skickas till leverantören. När fakturan kommer är det ofta för sent att häva köpet. Använd ett systemstöd som hjälper medarbetare och chefer att följa er interna inköpspolicy och attestreglemente. Rätt system ger möjlighet att attestera inköpsordern, istället för fakturan.
Hur effektiviserar man indirekta inköp?
Även för indirekta inköp bör man ha ett systemstöd. Det hjälper medarbetare att på ett enkelt och tidseffektivt sätt köpa varor och tjänster från leverantörer där ni har förhandlade avtal – vilket ger lägre inköpspris och bättre villkor. Rillions fakturahanteringslösning erbjuder en tilläggsmodul – Buyer – just för indirekta inköp. Då hanteras indirekta inköp och och leverantörsfakturor i samma plattform, vilket ger många fördelar. Läs mer om full purchase to pay
Berätta för oss om era utmaningar så hittar vi en bra lösning för er verksamhet.
Vår uppgift är att göra ditt arbete lättare. Med användarvänliga lösningar för elektronisk fakturahantering frigör vi tid för våra kunder.
