Låt din fakturahantering bli enklare och mer effektiv. Med automatisk fakturamatchning försvinner många manuella steg.
Innan vi går ned på djupet i vad våra lösningar för fakturahantering erbjuder för möjligheter och fördelar, så tänkte vi lägga grunden och besvara den fundamentala frågan: “Vad är en leverantörsfaktura?”
En leverantörsfaktura är en faktura som inkommit från en leverantör, alltså en verifikation för ett inköp som gjorts inom ett företag eller en organisation, svårare än så är det inte. Större företag kan ibland hantera hundratals fakturor varje dag och behöver ofta upprätta register och ta hjälp av fakturahanteringssystem för att få bättre överblick och kontroll över sin leverantörsfakturahantering.
Scrolla längst ned på sidan och läs vår FAQ för mer information om vad en leverantörsfaktura är, hur de används och hur man bokför en leverantörsfaktura eller leverantörsskuld.
Matchning mellan inkommande fakturor och inköpsorder kan ske på huvudnivå eller på radnivå för enskilda artikelrader. Matchning sker även mot ordernummer eller inleveransnummer och belopp, såväl som matchning mot kontrakt. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsorders och en inköpsorder kan matchas mot flera olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade. Principen för fakturamatchning är att så långt som möjligt automatisera processen. Du ska enbart behöva hantera avvikelserna.
Det finns olika nivåer av inköpsordermatchning: 2-vägs- och 3-vägsmatchning. Dessa nivåer syftar till hur många dokument en faktura matchas mot:
För att möjliggöra automatiserad 3-vägsmatchning säkerställer vi att master data (leverantörsbokföring, inköpsorderdetaljer och följsedel/inleverans) synkroniseras mellan ERP- och fakturahanteringssystem.
Vissa typer av avvikelser kan hanteras automatiskt. Det går att sätta regler för hur mycket en faktura får avvika mot inköpsordern. Dessa regler kan sättas både på huvud- eller radnivå och kan anges i procent eller exakt belopp. Det går också att ange specifika regler per leverantör. Om en faktura matchas och genererar prisavvikelser, så kan kontering av avvikelsen automatiskt ske på konto avsett för detta.
Rillions inköpsordermatchning kan så klart användas mot vår inköpsmodul, men möjliggör även matchning mot inköpsorders mot ett eller flera externa inköpssystem. Systemet integreras och konfigureras efter kundens önskemål och behov. T.ex. kan Rillion sättas upp för att hantera automatisk matchning, men det går även att matcha fakturor manuellt vid behov. Matchning kan göras baserat på belopp eller antal på underliggande inköpsorders.
Bättre struktur på dina leverantörsfakturor
Automatisera fakturahanteringen maximalt genom att låta systemet matcha fakturor mot inköpsordrar eller kontrakt. Hantera endast avvikelserna och få tid över till mer kvalificerat arbete.
Spara tid och pengar för hela organisationen
Ju högre matchningsgrad – desto större tidsvinst då dessa fakturor inte behöver hanteras av din organisation utan går direkt till betalning samtidigt som du är säker på att du betalar rätt pris för det du beställt och fått levererat.
Ökad kontroll och lägre kostnader
Med vår kraftfulla inköpsordermatchning upptäcks avvikelser i pris, leverans och mot den order du lagt så att du på ett enkelt sätt kan korrigera eventuella fel!
Rillion – Betrodd av banker
Rillion är betrodd av banker och finansiella institutioner i USA och Europa. Ackrediteringar inkluderar SOC1, SOC2, HIPAA, GDPR och PEPPOL.
Läs mer om fakturamatchning
– Fakturaflöden i Rillion visar tydligt var fakturor kommer ifrån och vart de är på väg, vilket är otroligt fördelaktigt i samband med ett bokslut. Tack vare det grafiska attestflödet är det enkelt för alla i organisationen att styra om fakturor och snabba på hanteringen.
Vi är måna om att lösa era problem och göra ert jobb enklare med våra lösningar för elektronisk fakturahantering. Implementationen av Rillion One och Rillion Prime kan variera beroende på vilka funktioner ni väljer och vilket affärssystem ni har.
Kontakta en av våra experter idag för att boka en demo. Som alltid är vi med dig vid varje steg på vägen.
Rillions lösningar fungerar med hundratals olika affärs- och ekonomisystem.
Vad är en leverantörsfaktura?
En leverantörsfaktura är en faktura som skickas från leverantören till kunden. Det är alltså en verifikation för ett inköp som gjorts från en person eller ett företag/organisation. En leverantörsfaktura måste enligt lag innehålla:
Fakturans datum
Fakturanummer
Namn och adress för leverantör och kund
Leverantörens momsregistreringsnummer
Typ av produkt eller tjänst och dess omfattning
Försäljningsdatum
Ev. förskotts- eller a conto delbetalning med specificerat datum
Enhetspris exklusive moms och ev. rabatt
Skattesats och momsbelopp, alternativt momsfri försäljning
Hur bokför man en leverantörsfaktura?
Bokföring av leverantörsfakturor sker idag digitalt inom de allra flesta verksamheter. Det innebär att en faktura registreras och konteras i ekonomi- eller affärssystemet. Ofta registreras även ett underkonto. Varje företag/organisation har sin egen grundkontoplan som anpassats efter verksamheten. Det kan vara krångligt att genomföra hela hanteringen av leverantörsfakturor i affärssystemet. Därför använder många företag ett separat system för fakturahantering. Rillion är ett exempel på ett sådant system.
Vilka är de olika nivåerna av inköpsordermatchning?
2-vägsmatning innebär att fakturan matchas mot dess underliggande inköpsorder
3-vägsmatchning innebär att fakturan matchas mot underliggande inköpsorder och följesedel/inleverans
Vilka är huvuddragen i fakturamatchning?
Det allra vanligaste är att matcha en leverantörsfaktura mot inköpsorder, gällande beställd kvantitet (antal) och pris per enhet. Fakturamatchning kan ske på rad- eller totalnivå.
Hur fungerar automatiskt matchning av leverantörsfakturor mot avtal?
Många fakturahanteringssystem erbjuder också möjlighet att matcha fakturor mot avtal. Det är särskilt fördelaktigt för återkommande eller s.k. periodiska fakturor, där samma tjänst eller vara faktureras månadsvis till ett visst avtalat belopp. Förutsatt att beloppet överensstämmer med ett redan attesterat avtal, kan dessa fakturor godkännas av systemet och skickas för betalning – helt utan manuell handpåläggning.
Skalbar lösning
Elektronisk fakturahantering och purchase-to-pay för organisationer med höga krav på automatisering
Ta reda på själv hur vi kan göra ditt jobb enklare!
Boka en kostnadsfri demo så att vi kan förstå dina behov och erbjuda dig den bästa lösningen.
Vår uppgift är att göra ditt arbete lättare. Med användarvänliga lösningar för elektronisk fakturahantering frigör vi tid för våra kunder.
