Så ökade VMG produktiviteten med smart fakturahantering

Med uppdrag för några av världens mest välkända nöjesparker ställs höga krav på effektivitet och kontroll hos VMG Construction. Genom att digitalisera leverantörsfakturahanteringen med Rillion har byggbolaget sparat tid, ökat produktiviteten – och förenklat livet för både projektledare och leverantörer.

Rillion är perfekt för mina behov. Systemet har alla verktyg jag behöver för leverantörsfakturahantering och ett smidigt attestflöde för mina projektledare och leverantörer.

– Adrian Galvin, VD på VMG Construction

Om VMG Construction

VMG Construction är baserat i Orlando, Florida, och är en etablerad underleverantör till stora och prestigefyllda byggprojekt. Kundlistan inkluderar namn som Disney World, Universal Studios, SeaWorld och Busch Gardens.

Utmaning: Ineffektiv attestprocess tog tid från kärnverksamheten

Tidigare var hanteringen av leverantörsfakturor både manuell och tidskrävande. Adrian Galvin, VD för VMG Construction, beskriver hur han fick skapa mappar i Dropbox – och ibland till och med skriva ut fakturor – för att få dem attesterade.

– Fakturorna kunde bli liggande på projektledarnas skrivbord i flera dagar. Det tog mycket av min tid, tid jag hellre ville lägga på att driva verksamheten framåt, berättar Adrian.

Lösning: Digitalisering och automatisering med Rillion

Genom att införa Rillion fick VMG ett digitalt flöde för fakturahantering – inklusive attest direkt i mobilen. Systemet integrerades dessutom smidigt med bolagets ekonomisystem QuickBooks.

– Rillion har frigjort mycket tid för mig så att jag kan fokusera på mitt huvudsakliga arbete, säger Adrian.

Projektledare, projektingenjörer och till och med externa partners är idag involverade i attestflödet. Systemet skickar automatiska påminnelser, vilket minimerar fördröjningar.

– Vi kunde enkelt sätta upp behörigheter för alla som ska godkänna eller granska fakturor. Även våra leverantörer har märkt stor skillnad, de slipper söka efter fakturor och göra uppföljningar med varenda projektledare och maila fram och tillbaka, säger Adrian.

Resultat: Ökad kontroll, bättre spårbarhet och mer tid över

Med Rillion kan Adrian och hans team godkänna, avvisa eller pausa fakturor, samt lämna anteckningar för att följa upp status. Tack vare AI-stödd inlärning känns processen dessutom smidigare för varje ny faktura.

– Rillion känner igen fakturan och lär sig från tidigare fakturor. När fakturan når projektledaren är allt redan ifyllt. De behöver bara granska och godkänna.

Den integrerade kopplingen till QuickBooks innebär att information om betalningar förs över automatiskt till Rillion, vilket minskar risken för dubbletter eller felaktiga utbetalningar.

– Det var en positiv överraskning hur enkelt det var att komma igång med systemet och hur smidigt det är att arbeta i det, avslutar Adrian.