Touhula förskolor automatiserar hanteringen av leverantörsfakturor

Touhula är en privat förskolekedja som erbjuder högkvalitativ förskoleutbildning på 117 platser runt om i Finland. Touhula ville minska den tid som förskolechefer och stödtjänster lägger på att hantera inkommande fakturor och frigöra leverantörsreskontrans resurser till mer kvalificerat arbete.

Touhula halverade hanteringstiden med hjälp av Rillion

Touhula ville minska tiden på fakturahantering för att få mer tid för pedagogiskt arbete. Mike Larsén, Chief Information Officer på Touhula, berättar:

– Vårt mål var att automatisera fakturahanteringen, få bättre integrationer och minska rutinarbetet. Rillion (tidigare Palette) motsvarade våra förväntningar, eftersom det imponerade på alla de punkterna.

Touhulas tidigare fakturahanteringslösning närmade sig slutet av sin livscykel. Företaget ville i stället ha ett modernt och välutvecklat system för att få in mer automation i hanteringen av leverantörsfakturor. Valet föll på Rillion.

– Vi är övertygade om att Rillion kommer att möta våra behov på bästa sätt. Vi tror att Rillion som system kommer att utvecklas bäst även i framtiden, eftersom Rillions huvudfokus är just automation av leverantörsfakturor, säger Larsén.

I Touhulas process för fakturahantering fanns flera moment som kunde automatiseras. Efter implementeringen av Rillion behövde Touhulas experter inte längre gå igenom och godkänna varje faktura separat. I stället förs fakturorna automatiskt över till betalning enligt förutbestämda regler.

Detta underlättar arbetet för förskolechefer och stödtjänster avsevärt.

Tack vare Rillion sparar vi hälften av arbetstiden varje månad i de olika stegen av hanteringen av leverantörsfakturorna. All den tid som sparas genom att automatisera rutinuppgifter kan direkt användas till förskoleledning och pedagogiskt arbete, samt till själva expert- och stöduppgifterna i förvaltningen.

Mike Larsén | Chief Information Officer at Touhula

Sömlöst samarbete gav bästa möjliga resultat

Enligt Larsén har samarbetet mellan Rillion och Touhula varit utmärkt. Även om projektplanen behövde flyttas fram två veckor, kunde driftsättningen göras enligt det nya schemat utan problem.

– Kunskapen om systemet hos Rillions konsult var förstklassig. Det fanns inte en enda fråga som han inte kunde besvara själv, eller snabbt hitta ett svar på genom sin organisation, säger Larsén.