Technopolis väljer Rillion för att automatisera leverantörsfakturorna
49 000
fakturor/år
229
anställda
Technopolis hyr och förvaltar högkvalitativa kontorsutrymmen. Företaget började sin resa i Oulu i en gammal mejeribyggnad från 1982. Idag erbjuder företaget moderna arbetsplatser i 11 städer i sex olika länder på framstående platser. Förutom lokaler erbjuder Technopolis en komplett lösning för alla kontorsrelaterade tjänster för företag, allt från lobbytjänster till städning.
Hoppades på ett användarvänligt fakturahanteringssystem
Under 2020-2022 genomförde Technopolis ett stort systemomvandlingsprojekt. Företaget migrerade från Microsoft AX till den nyare versionen av D365-lösningen. Uppgraderingen av affärsplattformen inkluderade ett stort antal olika finansiella förvaltningssystem, ett banksystem och ett nytt CE-system. Technopolis valde Rillion för att tillhandahålla en lösning för hantering av inköpsfakturor, kontrakt och dokument.
År 2023 kommer Technopolis ha Rillions fakturahanteringslösning på plats i alla verksamhetsländer, företag och affärsenheter.
”Vårt tidigare leverantörsfakturasystem var på väg mot slutet av sin livscykel och vi började söka efter en bättre ersättare. Vi ville hitta en lösning som var lätt att använda, kostnadseffektiv och enkel att integrera med vårt ERP-system. Rillion uppfyllde dessa kriterier. Det var också viktigt för oss att systemet var lätt att utveckla tekniskt”, säger Matero.
”Jag har varit involverad i flera systemprojekt inom både Technopolis och andra företag – sällan kan jag säga att det inte var några överraskningar! Projektet gick bra och enligt plan. Vi uppnådde det vi ville – användbart och användarvänligt."
Heli Matero | CFO för Technopolis
AI maximerar automatiseringen för Technopolis
Nyligen implementerade Technopolis Rillions integrerade AI. AI fungerar som tillägg till annan automatisering och automatiserar även de fakturor som inte har en order, ett avtal eller en regel bakom dem. Under utvärderingen hade Technopolis möjlighet att välja en tredjeparts lösning men Rillions AI-funktion vägde tyngst tack vare sin enkelhet och snabbhet.
AI-funktionen har redan skapat tydliga fördelar för Technopolis. Många manuella steg har eliminerats från företagets finansexperters vardagliga arbete och arbetet har blivit effektivare.
”Det som var viktigt för oss var enkelheten och det faktum att Rillions AI inte krävde några extra integrationer. AI är inbyggd, så den lär sig själv över tid med hjälp av Rillions fakturadata och vi behöver inte exportera data separat till systemet. Att implementera Rillions AI var den enklaste implementationen någonsin!”
”Vi har redan sett fördelarna med Rillions AI-baserade funktion trots den korta tid vi har hunnit använda den. Vi kan effektivt behandla leverantörsfakturor med mindre resurser och AI automatiserar fakturor som annars skulle gå igenom en manuell process. AI har tydligt gjort vårt arbete snabbare och nu kan våra finansexperter använda sin tid mer effektivt,” säger Peltonen.
Jouko Peltonen | Senior System Manager på Technopolis
Konsultverksamheten spelar en betydande roll
Peltonen anser att samarbetet mellan Technopolis och Rillions konsulter är ett viktigt och framgångsrikt samarbete: ”Konsultsamarbetet är alltid avgörande och vi har haft turen att ha en bra konsult från Rillion ombord. Hon har varit mycket tillgänglig, förstår våra utmaningar och kan också bidra med sina egna insikter i de saker vi behöver det för. Vi är mycket nöjda med samarbetet,” säger Peltonen.
