Sjukvårdsföretaget Smiles First förenklar arbetet inom leverantörsreskontra
12 000+
fakturor/år
40+
kliniker
Smiles First Corporation är en unik typ av hälsovårdsföretag som driver vårdcentraler, en inköpsfunktion och en utbildningsplattform. Företaget bedriver verksamhet i hela Kanada och tar emot ca 1 000 leverantörsfakturor per månad.
Höga volymer av leverantörsfakturor
Inom leverantörsreskontra på Smiles First var arbetssituationen pressad på grund av en stor mängd leverantörsfakturor som skulle hanteras varje månad. Företaget tar emot fakturor från flera håll och data från varje faktura måste manuellt matas in i NetSuite.
Fakturorna laddades sedan upp i Sharepoint. Både den manuella inmatningen av data och arkiveringen av fakturor i Sharepoint var mycket tidsdödande.
Bättre översikt över fakturorna
Smiles First har numera översikt över företagets alla månatliga utgifter och ser också procentuell omsättning per leverantör. De kan även se var fakturorna befinner sig i attestprocessen.
”Jag gillar Rillions cirkeldiagram över utgifterna. Varje månad får jag en snabb överblick…vilket är trevligt. Varje dag när jag lägger in nya fakturor så tittar jag snabb på översikten för att se hur vi ligger till.”
– Nikki Milian, Redovisninschef på Smiles First
Rapportering
Smiles First kan se varje kliniks kostnader och enkelt generera en rapport över dessa.
För varje klinik kan jag gå in och titta och se vilka kostnader man haft hittills under månaden. Det är förmodligen 90% korrekt, vilket ger mig en bra prognos.
Fakturainläsning
Tidigare skickades alla leverantörsfakturor till avdelningens gemensamma e-postadress, där det krävdes att en i teamet hanterade, kategoriserade och sortera fakturorna för att sedan lägga in dem i Sharepoint.
Nu skickar istället leverantörerna fakturorna till en specifik Rillion-e-postadress. Fakturadata läses automatiskt in i molnet och de skannade fakturorna syns i Rillion dashboard med alla datafält ifyllda inom fem minuter efter inläsningen.
”Det förvånar mig hur snabbt fakturadata tolkas och hur ofta den blir helt korrekt. Varje faktura ser olika ut har sitt eget format. Denna automatisering innebär en stor tidsvinst för oss.”
– Nikki Milian, Accounting Manager på Smiles First Corporation
Integration med NetSuite
Rillion är helt integrerat med NetSuite, vilket gör att allt du gör i Rillion automatiskt överförs till affärssystemet.
Inställningar hämtas automatiskt från NetSuite, inklusive alla register som behövs för att boka en faktura såsom leverantörer, kontoplan och valutor.
