KAB Fastigheter förbättrar kontrollen av fakturaflödet i sina 30 bolag

KAB Fastigheter är ett familjeägt företag i tredje generationen. Företaget förvaltar cirka 1600 lägenheter och cirka 64000 kvm lokaler i bland annat Göteborg, Lidköping, Skövde och Strömstad. Anita Ottosson är ekonomichef och var med när Rillion upphandlades.

Anita berättar:

Vi började tittade på lite olika system och hittade Rillion via nätet. Efter den initiala kontakten bokade vi möte med deras representanter och när vi sågs visade de ett väldigt stort engagemang för oss. Vi tyckte också att systemet verkade lättarbetat redan vid första presentationen.

Bakgrund

KAB Fastigheter hade inget EFH-system innan de började med Rillion, utan leverantörsfakturahanteringen var manuell.

Ekonomifunktionen ville ha bättre kontroll över fakturaflödet och minska risken för att fakturor betalades utan att de attesterats. Man ville på enkelt sätt säkerställa att inga fakturor förfaller utan att betalning skett.

KAB Fastigheter har ett 30-tal bolag så det är viktigt att fakturor attesteras och bokförs på rätt ställe.

KAB önskade sig också en enkel hantering av fastighetsmomsen, eftersom ingående moms lyfts med olika procentsatser i de olika bolagen.

Vilket ekonomisystem har ni integrerat mot Rillion?

– Vi använder Visma Control, och Rillion anpassades för att passa just vårt sätt att arbeta, vilket har hjälpt oss mycket. Bland annat är det viktigt för oss med kontering på rätt kostnadskonto redan vid ankomstregistreringen.

Har det skett någon förändring i personalstyrkan sedan ni började använda Rillion?

Vi har växt och därmed blivit fler, men det är uppenbart att vi spar mycket tid i det dagliga arbetet med fakturahanteringen tack vare Rillion. Vi upplever också att nyanställda kommer igång med sitt arbete i systemet väldigt fort.

Vi känner nu att vi har total kontroll över flödet och hanteringen av fastighetsmomsen. Att gränssnittet är väldigt lättöverskådligt är också en viktig del, liksom det engagemang och support vi får från Rillion.

Vilka är fördelarna jämfört med traditionell fakturahantering?

Angelika Fritthioff-Schmidt arbetar också på ekonomiavdelningen på KAB och arbetar dagligen med hanteringen av fakturor. På sin tidigare arbetsplats hanterades dessa på traditionellt vis med fysiska underlag.

Detta är både smidigare och säkrare, eftersom risken att fakturor försvinner på vägen minskar. Jag tycket också det är lätt att hitta en specifik faktura, att titta bakåt i historiken för att till exempel se kontering och vem som attesterade en viss typ av faktura. Jag ser lätt vilka fakturor som är på väg att förfalla så att jag kan kontakta rätt person för attestering.

Hur skulle du summera att Rillion har hjälpt dig i ditt arbete?

Först och främst har man ju alla fakturor samlade, och man har koll på förfallodatum. Man förstår snabbt hur systemet fungerar, och det är enkelt att hantera fastighetsmomsen.

Anita tillägger:

Vi känner nu att vi har total kontroll över flödet och hanteringen av fastighetsmomsen. Att gränssnittet är väldigt lättöverskådligt är också en viktig del, liksom det engagemang och support vi får från Rillion.

Tips inför införande av nytt EFH-system

KAB Fastigheter ger följande råd till andra fastighetsbolag som letar efter en ny EFH-lösning:

Det går att göra en mängd anpassningar för att Rillion ska passa för det sätt man arbetar på så man ska inte vara rädd att framföra önskemål på ett tidigt stadium.