Kundcase

Cypress Creek automatiserar komplexa processer

cypress creek logo
25 000

fakturor/år

200

anställda

556

enheter

Cypress Creek tillverkar och säljer anläggningar för produktion av solenergi och är en av USAs ledande leverantörer inom produktion av förnybar energi. 

Företaget behövde byta ut sitt gamla system för fakturahantering och letade efter en modern lösning som kunde hantera alla deras 556 enheter, inklusive flera solcellsanläggningar. Efter utvärdering av olika system föll valet på Rillion.

Utmaningen för Cypress Creek

Cypress Creek är ett företag där både medarbetare och anläggningar är spridda över stora geografiska områden – och där enheter och personal förflyttas med jämna mellanrum.

Det blev i längden ohållbart att hantera pappersfakturor som skulle matchas mot inköp som gjorts i någon av företagets 556 enheter.

Därför letade man efter ett system som kunde digitalisera hela fakturaprocessen inklusive den tidsödande matchningen av fakturor mot order.

Man ville också ha ett digitalt attestflöde och ett lättillgängligt fakturaarkiv, där fakturorna förblev sökbara för framtida revision eller granskning.

Vi driver bortåt 300 produktionsenheter för solenergi. Varje produktionsenhet är ett eget bolag med sina specifika skatteregler och investerare. Vid revision använder vi Rillion som databas för att söka upp fakturor för alla dessa bolag.

— Gerry Trejo, Cypress Creek

Automatiserad fakturering

Med Rillions lösning digitaliseras informationen från de skannade fakturorna – med en automatiseringsgrad på 98%. Fakturorna blir därefter synliga i administratörsvyn (fakturaloggen).

Fakturamatchning

Rillion's system matchar automatiskt leverantörsfakturor mot inköpsordrar som importerats från Cypress Creeks inköpssystem.

Matchade fakturor förs över till Sage Intacct för betalning. Endast fakturor som avviker mot underliggande order behöver granskas och godkännas via det digitala attestflödet.

Digitalt attestflöde

Omkostnadsfakturor sänds ut i ett fördefinierat attestflöde där attestanterna aviseras per mail om att det finns fakturor att kontrollera och godkänna.

Granskning och attest kan ske direkt i ett mail eller genom att logga in i systemet på dator, surfplatta eller smartphone. Det går också att ställa in toleransnivåer i systemet, så att fakturor som överstiger ett visst belopp sänds vidare till överordnad chef för slutattest.