Full kontroll över fakturorna hos Björn Axén

Det anrika hälso- och skönhetsföretaget ville uppdatera sina interna processer för att öka effektiviteten.

Med fem bolag på fyra olika platser var den manuella hanteringen av leverantörsfakturor tidskrävande och svår att kontrollera för Björn Axén, som automatiserade processen med Rillion.

Från organiserat kaos till kontroll

Ekonomiavdelningen tog emot pappersfakturor som sedan skickades ut i organisationen för kontering och attest. Eller så kom fakturorna direkt till attesterande chefer och skickades sedan vidare till ekonomiavdelningen.

– Det blev lätt lite rörigt och det var svårt att hålla reda på var fakturorna befann sig. En faktura kunde ligga kvar på någons skrivbord och i värsta fall upptäckas först när leverantören skickade en påminnelse, säger Johan Asperyd, CFO på Björn Axén

Björn Axén har nu full kontroll över var fakturorna finns, vem som ska attestera dem och när de förfaller till betalning.

Rillion ger Björn Axén utrymme att växa

Företaget har vuxit med 50% de senaste fem åren, men tillväxten har inte påverkat storleken på ekonomiavdelnigen eftersom Rillion ersätter mycket av det tidigare manuella arbetet.

– Tack vare kontrollerna i attestflödet och den precision som Rillion erbjuder i vår bokföring har antalet fel minskat dramatiskt och vi sparar mycket tid, säger Johan.

Företaget bytte också affärssystem under denna period. Bytet gick smidigt eftersom faktureringsprocessen redan var etablerad och Rillion var lätt att integrera med det nya systemet.

Johan berättar att ett mycket positivt resultat har varit den stora påverkan på deras arbetsbelastning.

– Vi sparar så många arbetstimmar. Vi har inte räknat på hur många, men vi sparar definitivt mer än vad det kostar oss, säger han.

Godkännandet går också snabbare. Påminnelser skickas automatiskt till attestanterna och administratören får en överblick över alla fakturor, var de befinner sig i processen och vilken status de har.

Tack vare kontrollerna i attestflödet och den precision som Rillion erbjuder i vår bokföring har antalet fel minskat dramatiskt och vi sparar mycket tid.

– Johan Asperyd, CFO på Björn Axén

Mycket tydliga kvalitetsvinster

Johan återkommer gång på gång till hur manuell fakturahantering lätt kan skapa osäkerhet, vilket i sin tur påverkar kvaliteten på bokföringen och den övergripande ekonomistyrningen samt ökar risken för att relationerna med leverantörerna blir dåliga.

Det som Johans medarbetare uppskattar mest är den överblick över fakturorna som de får och att den här uppgiften har blivit enklare och roligare. De kan nu vara mer proaktiva och lägga mer tid på de uppgifter som de är kvalificerade för.

– Nu när man inte längre behöver jaga fakturor som har försvunnit eller leta upp en kontoplan för konteringen har det blivit roligare att göra det, säger Johan.

Johan tycker också att årsbokslutsprocessen har blivit mer effektiv eftersom all information finns i Rillion istället för i pärmar eller på någons skrivbord.

Rimlig investering

Det var Björn Axéns leverantör av kopiatorer och skrivare som rekommenderade Johan att kolla in Rillion. Han ville ha ett okomplicerat system som inte krävde en stor investering.

Johan tycker att Rillion är en systemlösning som skulle passa de flesta företag. Han är nöjd med det val de gjorde och den support han får i rätt tid. Han gillar att programvaran utvecklas kontinuerligt.

– Det märks att de brinner för det de gör, säger han.

Björn Axéns medarbetare var enbart positiva till förändringen, eftersom den förbättrade deras arbetsmiljö utan att kräva stora investeringar i form av tid för utbildning.

Johan berättar att enkelheten i systemet var avgörande.

– Du lär dig systemet när du använder det. Detsamma gäller för nyanställda. Det finns ingen inlärningskurva att ta sig över, det är bara att börja arbeta med det, avslutar han.