– val av lösning för EFH
Det första steget i den dagliga hanteringen av leverantörsfakturor är datafångsten, med andra ord: fakturaskanning.
Många företag har lyckats bra och automatiserat större delen av arbetet med scanning av leverantörsfakturor, men för vissa är det ett problemområde. Det är också ett område som diskuteras mycket då fler länder ställer krav på e-faktura, där offentlig sektor varit föregångare.
I den här artikeln beskriver vi de olika alternativen för fakturaskanning som finns och redogör för vilka för- och nackdelar respektive lösning för att skanna fakturor innehar. Vi berör även e-fakturans påverkan på datafångsten men djupdyker inte i ämnet (läs mer om elektronisk fakturahantering).
– Det förvånar mig hur snabbt fakturadata tolkas och hur ofta den blir helt korrekt. Varje faktura ser olika ut har sitt eget format. Denna automatisering innebär en stor tidsvinst för oss.
Oavsett om ni funderar på att skanna leverantörsfakturor och tolka fakturorna själva eller köpa en skanningstjänst är det en startsträcka innan rutinerna sitter. De av våra kunder som testat båda alternativen upplever att startsträckan för deras fakturaskanning är avsevärt mycket kortare om du inte behöver ställa om faktura-adressen.
Vi rekommenderar ReadSofts programvara för egen fakturaskanning och en lokal skanningsbyrå för tjänsten (kontakta oss så berättar vi mer om byråer i det land/de länder du vill ta emot fakturor). Oavsett vilken väg du väljer för att skanna fakturor överförs fakturabild och fakturainformation till Rillion automatiskt.
– en kort introduktion
Rillion erbjuder olika lösningar för automatiserad hantering av leverantörsfakturor. Våra system för elektronisk fakturahantering passar små och stora organisationer – i alla branscher. Se hur det fungerar!
Så här går inskanning av leverantörsfakturor till i ReadSofts programvara:
Fördelar
Nackdelar
Dina fakturor ställs om enligt skanningsleverantörens struktur, vanligast är att pappersfakturor skickas till en boxadress märkt med ditt unika ID och mailade PDF-fakturor skickas till en (generell eller unik) mailadress hos skanningsbyrån för att skanna leverantörsfakturor och tolka informationen. Fakturorna skickas till Rillion för kontering och attest.
Fördelar
Nackdelar
Ytterligare ett alternativ för att lösa datafångsten är offshoring eller att uteslutande ta emot e-fakturor.
Hur skannar man en faktura?
Det finns olika alternativ för skanning av inkommande leverantörsfakturor. Vissa företag väljer att köpa en skanner och utföra arbetet med hjälp av interna personalresurser. Ett annat alternativ är att använda en extern tjänst dit alla inkommande fakturor skickas för skanning. Den skannade fakturan behöver sedan tolkas, d.v.s digitaliseras, innan den kan hanteras och betalas. Ett sätt att undvika momentet att skanna en faktura är att gå över till e-faktura.
Vad kostar fakturaskanning?
Det finns en lång rad alternativ för skanning och tolkning av leverantörsfakturor. Priset varierar beroende på om man väljer att skanna sina fakturor internt, eller använder en extern tjänst. Ofta erbjuds denna typ av tjänst som en fast månadskostnad eller som en paketlösning tillsammans med system för elektronisk fakturahantering. Pris per skannad faktura är ofta beroende av den totala fakturavolymen. Det är därför inte möjligt att ange ett cirkapris för tjänsten. På Rillion erbjuder vi en paketlösning där skanning, tolkning och hantering av leverantörsfakturor ingår, eftersom detta efterfrågas av våra kunder.
Hur automatiserar jag fakturahantering?
Första steget för att få en automatiserad hantering av leverantörsfakturor är datafångsten, d v s att skanna och tolka pappersfakturor och att tolka PDF-fakturor som ankommer via e-mail. När all fakturadata är digitaliserad, kan hela processen bli digital, vilket innebär att de flesta arbetsmomenten kan automatiseras.
Vilka är fördelarna med att automatisera fakturahanteringen?
Det finns två huvudsakliga vinster:
– man spar mycket arbetstid
– det blir färre manuella misstag, vilket ger mer korrekt underliggande data i företagets rapportering
Dessutom får ekonomiavdelningen bättre överblick och kontroll över leverantörsfakturor och kommande utgifter.
Låt en av våra experter visa dig vad som passar dina behov.
Vår uppgift är att göra ditt arbete lättare. Med användarvänliga lösningar för elektronisk fakturahantering frigör vi tid för våra kunder.
