Minimera risker – en stark trend inom purchase to pay

Att ha kontroll över potentiella risker inom de finansiella processerna är affärskritiskt.

Det är ingen tvekan om att ny teknologi ger företag större möjligheter att växa och uppnå god lönsamhet. Men ny teknik ger också upphov till nya typer av bedrägerier och här går utvecklingen går snabbt framåt.

När det gäller processen från inköp till betalning, är det framför allt två kända risker som företag nu kan eliminera tack vare teknologiska framsteg:

1. Undvik bluffakturor

Förekomsten av falska fakturor har ökat väsentligt under de senaste åren. Trots noggranna kontroller och revision, är det inte helt ovanligt att bluffakturor passerar genom organisationers hela attestprocess och betalas. Detta trots att det idag finns moderna verktyg som underlättar upptäckten av falska fakturor. BBC rapporterade att 3280 bluffakturor polisanmäldes i Storbritannien under 2018, motsvarande en kostnad på 93 miljoner pund. Ca 25% av summan återbetalades efter upptäckt och anmälan.

Trots vetskap om att just bluffakturor är en vanlig form av bedrägeri, uppger endast ett av fyra företag att falska fakturor skulle kunna passera igenom deras interna kontrollprocesser.

Ett sätt att minimera risken med falska fakturor är att implementera ett modernt system för hela processen från inköp till betalning. Med automatiserad matchning mot underliggande kontrakt eller inköpsorder, flaggar systemet för alla avvikelser som behöver granskas. När merparten av fakturorna hanteras automatiskt, finns mer tid att verkligen kontrollera eventuella avvikelser.

2. Eliminera misstag från den mänskliga faktorn

När vi människor skall utföra repetitivt rutinarbete uppstår ofta manuella fel. Med ett system som automatiserar de återkommande, ”tråkiga” arbetsmomenten, som t.ex. instansning av fakturainformation, minskar antal fel dramatiskt och underliggande data blir mer tillförlitlig.

SourceToday har gjort en lista över de största problemkällorna inom purchase-to-pay-processen, där manuell registrering av fakturainformation hamnade överst. Detta arbetsmoment är också möjligt att helt eliminera med hjälp av en modern lösning för purchase-to-pay eller elektronisk fakturahantering. Kombinerat med en hög andel e-fakturor, kan man uppnå nästan 100% korrekt överföring och tolkning av data från fakturorna.

Andra områden där den mänskliga faktorn kan vara en felkälla är bevakning av förfallodatum, attest av fakturor och förnyelse eller uppsägning av avtal. Även här kan ett modernt system som digitaliserar och automatiserar dessa arbetsflöden eliminera många misstag, samtidigt som processen snabbas upp.

För att minimera fel från den mänskliga faktorn, skall processer förenklas maximalt och hela organisationen skall ha tillgång till användarvänliga stödsystem. Med rätt verktyg på plats minimeras antalet manuella fel samtidigt som processerna effektiviseras.

Nästa artikel i den här serien kommer att handla om fördelarna med att implementera en och samma lösning för purchase-to-pay inom hela organisationen – vilket framför allt skapar ett mervärde inom internationella och globala verksamheter.