Vad är en leverantörsfaktura?
En leverantörsfaktura är en faktura som inkommit från en leverantör, alltså en verifikation för ett inköp som gjorts inom ett företag eller en organisation, svårare än så är det inte.
En leverantörsfaktura måste enligt lag innehålla:
- Fakturans datum
- Fakturanummer
- Namn och adress för leverantör och kund
- Leverantörens momsregistreringsnummer
- Typ av produkt eller tjänst och dess omfattning
- Försäljningsdatum
- Ev. förskotts- eller a conto delbetalning med specificerat datum
- Enhetspris exklusive moms och eventuell rabatt
- Skattesats och momsbelopp, alternativt momsfri försäljning
Leverantörsfakturor bör även innehålla betalningsvillkor och dröjsmålsränta, leveransvillkor, betalningsuppgifter och godkännande för F-skatt. Ett aktiebolags leverantörsfakturor ska även innehålla bolagets namn, organisationsnummer och i vilken kommun bolaget har sitt säte.
Större företag kan ibland hantera hundratals fakturor varje dag och behöver ofta upprätta register och ta hjälp av fakturahanteringssystem för att få bättre överblick och kontroll över sin leverantörsfakturahantering.
Hur bokför man leverantörsfakturor?
Bokföring av leverantörsfakturor sker idag digitalt inom de allra flesta verksamheter. Det innebär att en faktura registreras och konteras i ekonomi- eller affärssystemet. Ofta registreras även ett underkonto. Varje företag/organisation har sin egen grundkontoplan som anpassats efter verksamheten.
Det kan vara krångligt att genomföra hela hanteringen av leverantörsfakturor i affärssystemet. Därför använder många företag ett separat system för fakturahantering. Rillion är ett exempel på ett sådant system.
Hur bokar man leverantörsskulder?
Leverantörsskulder är förpliktelser som ett företag har att betala leverantörsfakturor som avser levererade varor eller utförda tjänster. Ett företag som bokför enligt fakturametoden bokför leverantörsskulder när leverantörsfakturor ankommer och företag som tillämpar kontantmetoden bokför leverantörsskulder när fakturan betalas.
När blir en leverantörsfaktura en leverantörsskuld?
Det beror på vilken bokföringsmetod man använder. Om man bokför enligt fakturametoden uppstår leverantörsskulden den dag då fakturan ankommer. Vid kontantmetoden bokförs fakturan vid betalning. Endast företag med omsättning som uppgår till ca 3 miljoner SEK/år får använda sig av kontantmetoden.
Automatiserad hantering av leverantörsfakturor – i molnet
Idag väljer de flesta fakturahantering som molntjänst framför traditionell lokal installation. Fördelarna med dagens moderna molntjänster för hantering av en leverantörsfaktura är många. Du som kund slipper investera i hårdvara och den stora initiala licenskostnaden uteblir.
Istället får du en smidig abonnemangstjänst för att hantera leverantörsfakturor med en fast månadskostnad som anpassas efter din fakturavolym. När verksamheten växer är det enkelt att skala upp en befintlig lösning för elektronisk fakturahantering.
Fördelarna med automatiserad hantering av leverantörsfakturor är många:
- Bättre tillgänglighet: Med Rillion får du enkel åtkomst på och utanför kontoret till alla fakturor och är inte beroende av kollegorna på leverantörsreskontran för att få svar på dina frågor. Attestera dina fakturor på datorn, surfplattan eller i mobilen.
- Effektivare processer: Ett modernt och effektivt system för hantering av leverantörsfakturor sänker kostnaderna och skapar mer tid till annat i er organisation.
- Större kontroll: Omedelbar kontroll över alla fakturor oavsett status ger dig god överblick, snabbare attestflöde och smidiga månadsavstämningar.
- Minimerad risk: Rillions system för hantering av leverantörsfaktura erbjuder skydd mot bluffakturor och eliminerar misstag från den mänskliga faktorn.
- Bättre prestanda: Vi som leverantör kan garantera dig bättre prestanda när du väljer vår standardiserade molntjänst. Då har vi full kontroll över mjukvaran, lagringsplattformen och hur dessa samverkar vid hantering av en leverantörsfaktura. Det är också tryggt att veta att drift, löpande underhåll och uppgradering ingår i priset och alltid utförs av våra tekniska specialister.
- Säkert och kostnadseffektivt: Leverantörer av molntjänster har som regel större resurser att investera i datasäkerhet, back-up-hantering och underhåll av systemen, jämfört med vad mindre och medelstora företag har råd med om de väljer att lagra data lokalt på sina egna servrar.
