Fakturaautomatisering – få en smidig process genom att automatisera fakturor

För att hitta rätt system för just din verksamhet kan det vara bra att känna till vad fakturaautomatisering egentligen innebär.

När man är väl förtrogen med de möjligheter som finns och dessutom vet vilka krav som finns från den egna verksamheten, blir det mycket lättare att välja rätt systemleverantör.

Att ha visioner om potentiella processförbättringar som möjliggörs med ett nytt system är bättre än att försöka kopiera det gamla arbetssättet till ett nytt system. Ett gott råd är alltså att fundera över hur ni skulle vilja arbeta i framtiden.

Denna artikel finns även i en engelsk version

Automatisera fakturor med hjälp av en bättre inköpsprocess

Det finns flera delmoment inom fakturahanteringen som kan automatiseras. Automationsgraden kan som regel ökas upp successivt tack vare den snabba tekniska utvecklingen. För att ta nästa steg inom fakturaautomatisering behöver man inkludera några processteg som inträffar före fakturan.

En faktura som föregåtts av en beställning eller av ett avtal kan som regel hanteras helt automatiskt.

Samtidigt är det en stor fördel för de flesta verksamheter att redan på förhand veta att en faktura motsvarande ett visst belopp är på väg, vilket är fullt möjligt när man kopplar ihop inköps-, avtals- och fakturaprocesserna.

Det blir så klart mycket enklare att göra tillförlitliga prognoser över cashflow och framtida kostnadsutveckling.

Vi har nu kort beskrivit de allra viktigaste delarna för att fullt ut kunna automatisera fakturor inom ett företag/organisation.

Digitalisering av fakturadata och e-fakturering

Att digitalisera informationen på fakturan är första steget när man vill automatisera. Oavsett om fakturorna anländer i elektroniskt format, som pappersfakturor eller pdf-bilagor, måste själva datafångstens ske innan någon form av fakturaautomatiseringen kan initieras. Detta första steg sker genom scanning och OCR-teknologi, vilket kortfattat innebär att ett separat datorprogram tolkar fakturainformationen från papper eller pdf och omvandlar data till elektroniskt format.

Många företag väljer att scanna pappersfakturor själva, men tjänsten går också att köpa externt. Vissa scanningsleverantörer når en automatiseringsgrad på över 99% vid fakturatolkning. För att nå 100% automatisering av datafångsten krävs e-faktura. Det är också ett lagkrav i många länder, där t ex fakturor som skickas till aktörer inom offentlig sektor skall vara av elektroniskt format. En generell rekommendation till alla verksamheter som vill öka graden av fakturaautomatisering är att aktivt be sina leverantörer att skicka e-faktura framför pappers- eller pdf-format.

Här kan du läsa mer om fakturatolkning och e-faktura

Inköpsordermatchning – kan automatisera ca 70% av fakturavolymen

En stor del av indirekta inköp görs idag via inköpsorder, som tydligt specificerar en vara eller tjänst, leverantör, pris och betalningsvillkor. När fakturan kommer kontrolleras den mot inköpsordern. Om ordern är digital och görs från samma system som tar emot fakturan, kan den matchas automatiskt – helt utan manuell handpåläggning.

Det blir vad som kallas en ”zero touch process”.

Mer om fakturamatchning

Periodiska fakturor och avtal – kan automatisera ca 20-30% av fakturavolymen

Alla företag har en viss mängd fakturor som baseras på ett underliggande avtal eller prenumeration, exempelvis hyra, städning, telefonabonnemang och andra tjänster som upphandlas till månadspris över en längre avtalsperiod. Att låta systemet matcha periodiska fakturor mot ett riktigt eller fiktivt avtal kan snabbt öka graden av fakturaautomatisering.

Med underliggande avtal finns också möjlighet till självfakturering. Det innebär att man utifrån ett registrerat avtal låter systemet skapa fakturorna som då alltid blir korrekta, kan matchas automatiskt och betalas i tid. Vanliga exempel på självfakturering kan vara kontorshyra (årsavtal med 12 månatliga betalningar), serviceavtal med linjära månadsbetalningar eller programvaru-avtal.

När väl avtalsinformationen finns i fakturahanteringssystemet, kan samtliga fakturor som matchar avtalsvillkoren hanteras helt automatiskt. Det innebär att en inkommande faktura granskas, konteras och attesteras av systemet – förutsatt att beloppet överensstämmer med avtalet. Fakturan förs sedan över till affärssystemet för betalning. Hanteringen sker helt utan manuellt arbete. Fakturan ärver kostnadscenter och kontering från det redan godkända avtalet – och behöver därmed inte granskas manuellt.

Mer om automatisering av periodiska fakturor och avtalshantering

Regelverk och automatiserade attestflöden snabbar på processen

Låt fördefinierade regelverk automatisera fakturor – det finns många möjligheter att sätta upp smarta lösningar. Här är några mycket användbara exempel:

• Attestregelverk – leverantörsfakturor skall godkännas av behörig tjänsteman

Attestregelverket, som också kallas för attestflödet, avser det regelverk som gäller för godkännande av fakturor, vilket behöver göras innan ekonomiavdelningen kan betala dem. Attestregelverket är en viktig process för att säkerställa att en faktura är korrekt och överensstämmer med en tidigare beställning eller inleverans. Fakturor skickas automatiskt ut i fördefinierade attestflöden beroende leverantör, avtal, referens eller typ av vara. Man kan enkelt konfigurerar systemet så att vissa fakturor skall godkännas av flera personer innan betalning får ske.

• Avvikelser – hur mycket får en faktura avvika från ordern?

Även vid periodiska fakturor kan beloppet variera något från månad till månad. Ett exempel kan vara en faktura från städfirman, där man kanske behöver debitera fler timmar vissa månader. För att undvika manuell hantering av fakturan, kan systemet ställas in så att belopp inom ett visst intervall ändå hanteras automatiskt. Vid avvikelser som överstiger det förutbestämda intervallet, tar systemet för fakturaautomatisering över, och skickar fakturan för manuell kontroll och attest.

Fakturaautomatisering utvecklas kontinuerligt

Den verklighet vi lever i är i allra högsta grad dynamisk och detsamma gäller för processer inom leverantörsreskontra. Det är därför viktigt att organisationen har tillgång till ett effektivt och användarvänligt system för fakturahantering – med potential för ytterligare automatisering av processen inför framtiden.

Det är så klart också viktigt att det finns tid och resurser inom ekonomifunktionen för att vidareutveckla rutiner och processer. Det är mycket värdefullt med kontinuerlig uppföljning av hur stor andel av fakturorna som matchas automatiskt mot inköpsorder, andel fakturor som mottas som e-faktura eller om det finns återkommande avvikelser för specifika leverantörer. Dessa tre mätpunkter är en bra utgångspunkt för framtida förbättring av processen.