Tillverkningsföretag står inför många utmaningar när det gäller fakturahantering och automatisering av leverantörsreskontra. För det första hanterar tillverkningsföretag vanligtvis en större volym fakturor än många andra branscher. Automatisering av fakturor från olika leverantörer, var och en med sina egna fakturaformat och informationskrav, kan leda till tidskrävande manuella uppgifter för leverantörsreskontraavdelningen och organisationen som helhet. För att övervinna dessa utmaningar är det viktigt att upprätta effektiv kommunikation med leverantörer och se till att den interna organisationen är medveten om den viktiga information som behövs på varje faktura. Detta kommer att bidra till att effektivisera fakturahanteringen och automatiseringsprocessen för leverantörsreskontra.
Läs hela artikeln
Det är inte alltid lätt att hitta rätt jobb – eller att hitta rätt personal för de företag som behöver rekrytera. Rillion är ett snabbväxande bolag och vi letar kontinuerligt efter nya talanger – som vill vara med på vår tillväxtresa. Med den här artikeln vill vi inspirera fler att satsa på en utbildning inom system- och mjukvaruutveckling. Det ger möjligheter för framtiden!
Rillion utvecklar system för elektronisk fakturahantering – mjukvara som hjälper ekonomiavdelningar världen över att bli mer digitala och effektiva.
Tillverkningsföretag står inför många utmaningar när det gäller fakturahantering och automatisering av leverantörsreskontra. För det första hanterar tillverkningsföretag vanligtvis en större volym fakturor än många andra branscher. Automatisering av fakturor från olika leverantörer, var och en med sina egna fakturaformat och informationskrav, kan leda till tidskrävande manuella uppgifter för leverantörsreskontraavdelningen och organisationen som helhet. För att övervinna dessa utmaningar är det viktigt att upprätta effektiv kommunikation med leverantörer och se till att den interna organisationen är medveten om den viktiga information som behövs på varje faktura. Detta kommer att bidra till att effektivisera fakturahanteringen och automatiseringsprocessen för leverantörsreskontra.
I det här blogginlägget går vår Solutions Consultant Emilia Arpi igenom några av utmaningarna och lösningarna för automatiserad leverantörsreskontra inom tillverkningsindustrin, särskilt i Norden.
Läs vårt liknande blogginlägg om elektronisk fakturahantering för tillverkningsföretag i USA.
Antalet fakturor för tillverkande företag kan stiga till hundratusentals fakturor per år. Med dessa höga antal är allt som kan göras för att göra fakturaprocessen smidigare viktig. Fakturaunderlag är en viktig faktor när det kommer till automatisering då merparten av EFH-lösningens funktionalitet baseras på information på fakturan såsom postnummer, avtalsnummer eller referensnummer. Med globala leverantörsnätverk och olika fakturaformat är det viktigt att se till att den nödvändiga fakturainformationen finns på varje faktura.
Med ett stort antal inkommande fakturor är det bra att kunna hantera flera fakturor samtidigt. I Rillion är detta möjligt i alla faser. I fakturaloggen kan flera fakturor matchas och överföras samtidigt. Om en faktura redan finns i arbetsflödet kan en användare också godkänna flera fakturor samtidigt. Detta är särskilt användbart i situationer där en roll behöver ge den slutliga godkännandestämpeln till stora fakturabelopp. Dessa fakturor har redan kontrollerats och godkänts av andra roller. Dessa masshanteringsbehörigheter kan självklart redigeras i Rillion.
Beroende på affärsmodell kan upp till 90% av fakturorna baseras på inköpsorder, vilket gör inköpsordermatchningen till det viktigaste verktyget för elektronisk fakturahantering. I Rillion kan en faktura innehålla artiklar från flera inköpsorder och en inköpsorder kan matchas med flera fakturor, oavsett om de har levererats delvis eller i sin helhet. Men för att göra processen så smidig som möjligt måste tillverkande företag kommunicera tydligt till leverantörer vilken information fakturan ska ha och i vilket format fakturan ska skickas.
Baserat på vår erfarenhet är det vanligt att tillverkande företag använder olika produktnummer i sina interna inköpsförfaranden jämfört med de som används av deras leverantörer. Därför kan detta leda till att det finns distinkta produktnummer på både inköpsordern och den inkommande fakturan. Rillion har löst denna utmaning för flera kunder genom att importera produktnumren som används av leverantörer till Rillion.
Det finns flera metoder för att automatisera bearbetningen av icke-inköpsorderfakturor. För dessa typer av fakturor är det viktigt att säkerställa att nödvändig information för automatisering, såsom ett avtalsnummer eller referensnummer, finns på fakturan. Om ditt företag ofta får PDF- eller pappersfakturor kan du träna ditt fakturaskanningsprogram till att identifiera lämpliga fält, till exempel referensnummer, men det är mer effektivt att informationen konsekvent adderas av alla leverantörer.
Precis som med fakturor som baseras på en inköpsorder är det viktigt att kommunicera kraven på fakturainformation till leverantören från början.
En av de största utmaningarna för tillverkningsindustrin när det gäller automatisering av leverantörsreskontra är att hantera komplexiteten i sina leveranskedjor. Med flera leverantörer, distributörer och leverantörer inblandade kan processen att spåra och stämma av fakturor och olika kontrakt bli ganska överväldigande. I många fall kan leverantörer finnas i olika länder, använda olika språk och ha olika fakturainformation.
Oavsett var i världen leverantören befinner sig är det viktigt att ge leverantörerna tydliga instruktioner om vilken information som krävs att inkluderas på fakturan. Denna information är avgörande för att automationen ska fungera sömlöst. För att underlätta detta är det lämpligt att förse leverantörer med dessa instruktioner redan i de tidiga stadierna av förhandlingsfasen för att förenkla automatiseringsprocessen senare. Automatiserad bearbetning baseras ofta på flera fält som finns på fakturan, vilket gör det viktigt att ha bra leverantörsinstruktioner som täcker all nödvändig information. Genom att prioritera tydlig och grundlig kommunikation med leverantörer kan organisationer säkerställa framgången för sina leverantörsreskontra.
När du arbetar med etablerade leverantörer kan det vara mer praktiskt att begära att den person som upprätthåller regelbunden kommunikation med säljaren förmedlar nödvändiga ändringar av fakturainformationen.
Som vi vet börjar automationsresan för leverantörsfakturor redan vid ordern. Utveckla omfattande faktureringsriktlinjer för din organisation och se till att alla med beställningsprivilegier känner till procedurerna och guiderna. Detta inkluderar att ge tydliga instruktioner om vilket kostnadsställe eller referensnummer som ska finnas på fakturan för att underlätta effektiv hantering.
Håll reda på alla leverantörskontrakt på ett centraliserat sätt. Lagra dokument i Rillion och gör dem sökbara för rätt personer vid rätt tidpunkt. Länka dokument till fakturor för att se nödvändig information före betalning. Du kan också ställa in automatiska påminnelser när ett kontrakt håller på att löpa ut för att se till att nya förhandlingar kan äga rum.
Om Rillion
Vi förenklar vardagen för våra kunder genom att låta dem göra mer, med mindre. Vi kan automatisering av fakturahantering, genom att erbjuda de rätta verktygen kan vi transformera processer, från datafångst och beställningar, till fakturamatchning och attest. Med 25 års erfarenhet och den bästa kundservicen i branschen levererar vi mer effektiv fakturahantering och sinnesro till våra kunder. Det är anledningen till att över 3,000 företag i fler än 50 länder litar på våra lösningar. För mer information: www.rillion.com/sv
Click here to add your own text
Vår uppgift är att göra ditt arbete lättare. Med användarvänliga lösningar för elektronisk fakturahantering frigör vi tid för våra kunder.
Skydda dig mot bluffakturor