Digital transformation av processen från inköp till betalning

Digital transformation tar tid och kräver stora investeringar – såväl ekonomiska som personalmässiga. Konsekvensen blir att många verksamheter fortsätter med manuella pappersbaserade processer, särskilt inom inköps- och fakturahantering (purchase-to-pay).

Men just när det gäller processen från inköp till betalning, är det inte riskfritt att bevara de manuella processerna. Redan 2012, visade Oracle och PwC att ekonomisk rapportering, cash management och ekonomisk förvaltning, redovisning och orderhantering tillhör de allra mest sårbara affärsprocesserna när det gäller bedrägeri, slöseri och rena misstag.

Manuell hantering och granskning av fakturor och personalutlägg ger upphov till ett oräkneligt antal felkällor – de flesta på grund av den mänskliga faktorn. Men manuell hantering gör det också svårt att upptäcka uppsåtliga bedrägerier.

Sedan finns den rent operativa effektiviteten att ta hänsyn till. Ju mer tid ekonomiavdelningen behöver lägga på att hantera fakturor och dess matchning mot inköpsordrar, desto mindre tid blir det över för det strategiska arbetet för att vårda verksamhetens finanser.

I ett allt mer konkurrensutsatt affärslandskap – där också duktiga medarbetare har en tendens att dra vidare om arbetsuppgifterna blir alltför tråkiga och repetitiva – går det inte att långsiktigt försvara en strategi där man väljer bort den digitala transformationen.

Digital transformation av inköps- och fakturahanteringsprocesser

Vilka möjligheter finns då för organisationer som vill satsa på en digital transformation inom inköp och leverantörsreskontra? Här ger vi en översikt över dessa:

• Elektronisk fakturering. Genom att digitalisera både inkommande och utgående fakturor, elimineras pappersfakturan helt. En e-faktureringsplattform använder sig av formaten EDI (Electronic Data Interchange) eller XML (Extensible Markup Language) istället för att ställa ut fysiska fakturor i Word- eller PDF-format. E-fakturorna skickas eller tas emot via ett webbaserat system.
• Elektroniska ordrar. Beställningar och andra affärsdokument kan också hanteras elektroniskt, vilket gör det möjligt att integrera inköpsprocessen fullt ut med fakturahanteringen och få ett helt digitalt flöde. Återigen är nyckeln till framgång att använda ett webbaserade format istället för Word- och PDF-dokument.
• Automatiserad utläggshantering. Att samla ihop och betala ut personalutlägg kan vara en tidsödande och kostsam process – inte bara för ekonomiavdelningen utan också för de anställda. Verktyg som automatiserar utläggshantering innefattar normalt sett en skanningsfunktion för inläsning samt arkivering av kvitton och ett centraliserat system med inbyggt attestflöde som kan sättas upp i enlighet med företagsspecifika parametrar.
• Inköpssystem. Inköpssystem som möjliggör automatisering av inköpssprocessen i linje med organisationens inköpspolicy. Då blir det möjligt att kontrollera vem som kan köpa vad, samtidigt som mindre och ofta återkommande inköp kan göras automatiskt.

Digital transformation är lösningen på ökad effektivitet

En rapport från amerikanska Paystream Advisors uppger att en av tre organisationer för närvarande använder någon form av lösning för e-inköp. Rapporten slår fast att den digitala transformationen av processen från inköp till betalning (purchase-to-pay) definitivt har startat, men att det fortfarande finns stora möjligheter för ytterligare digitalisering.

Digital transformation är lösningen på ökad effektivitet, minskade kostnader, förbättrad kreativitet och innovation – inom en lång rad processer och funktioner i näringslivet. Ekonomiavdelningen och processen från inköp till betalning utgör inte något undantag.

Håll utkik efter nästa blogginlägg, där vi kommer att titta närmare på den digitala transformationen nordiska länderna!