Chefer inom leverantörsreskontra står inför många utmaningar och har ofta krav på sig att kontinuerligt öka effektiviteten i arbetet. Det kan handla om att förhindra dubbelbetalningar, betala fakturor på förfallodagen (varken för tidigt eller för sent) och att maximera automatiseringsgraden. Det vill säga: göra mer med mindre.
Läs hela artikeln
I detta blogginlägg utforskar vi de vanligaste utmaningarna som chefer inom leverantörsreskontra ställs inför och ger konkreta råd för att hantera dem effektivt.
Inom leverantörsreskontra finns en lång rad repetitiva och tidsödande arbetsuppgifter. Med rätt systemstöd går dessa att automatisera. Men många företag arbetar fortfarande i föråldrade system eller saknar kanske helt systemstöd för just leverantörsfakturaprocessen.
Många företag har tagit steget att implementera en anpassad nischlösning för elektronisk fakturahantering, men har kanske valt att inte byta ut systemet i takt med att ny teknologi och nya lösningar blir tillgängliga på marknaden.
Med rätt systemstöd minskar den manuella arbetsbördan och antalet fel på grund av den ”mänskliga faktorn”.
Visste du att fakturor kan konteras automatiskt med hjälp av AI-stöd? Det är en av de senaste innovationerna som ytterligare kan öka automationsgraden inom leverantörsreskontra. Mer om AI-kontering
Som leverantörsreskontrachef är det A och O att full kontroll över alla utgående betalningar. Det är därför av yttersta vikt att ha ett system som automatiskt identifierar och flaggar potentiella fakturadubbletter. Vid större volymer av leverantörsfakturor är det en omänsklig uppgift att hitta dessa manuellt.
Skulle det ändå ske en dubbelbetalning, är det arbetsamt och tidsödande att korrigera felet.
Med rätt systemstöd för elektronisk fakturahantering slipper ni denna utmaning. Systemet identifierar dubbletter och fakturor som är betalda är tydligt markerade.
En huvuduppgift för leverantörsreskontra är att säkerställa punktliga betalningar. De flesta organisationer vill betala fakturor på förfallodagen, för att undvika förseningsavgifter, räntekostnader och försämrade relationer till sina leverantörer. Samtidigt är det viktigt att inte betala fakturor alltför tidigt, då det resulterar i ett sämre kassaflöde för företaget.
En bra EFH-lösning bidrar till kortare hanteringstid för fakturorna och ger dig som är ansvarig bra realtidsrapporter över attestprocessen. Du får möjlighet att upptäcka flaskhalsar innan de uppstår!
Många moderna EFH-system kommer med intelligenta funktioner som automatiserar arbetsflödet för leverantörsfakturor. Tyvärr händer det att dessa funktioner förblir outnyttjade, kanske på grund av brist på tid för att lära och testa nya nyheter.
En lösning på detta problem kan vara att anlita en systemspecialist från EFH-leverantören för att få hjälp med att konfigurera och använda systemet på bästa sätt. Vissa leverantörer har specialanpassade paketlösningar där man får tillgång till en senior systemspecialist ett antal timmar varje månad. Det kan vara en smart investering, eftersom upplägget möjliggör kunskapsöverföring och ni får tidig information om nya funktioner som släpps löpande.
Det är inte ovanligt att systemleverantörer väljer att förlägga supporten i tredje land. Kanske i en annan del världen, vilket medför tidsskillnad och support på annat språk. Vilket i sin tur medför längre ledtider vid supportärenden och kanske brister i kommunikationen.
Vid upphandling av ett nytt system för elektronisk fakturahantering, kan det vara en god idé att kontrollera att support ingår – och hur den fungerar. Lokal support på ditt eget språk och i den tidszon där du och ditt team arbetar, kan vara värt mycket.
Rillion erbjuder lokal support på svenska (och engelska). Här kan du se vad våra kunder som använder supporten tycker
Det finns massor av data i det system där fakturorna hanteras. Hur kan man på ett enkelt sätt tolka denna data för att mäta och förbättra processerna?
Det bästa är att använda ett EFH-system där det finns förberedda, standardiserade rapporter som innehåller relevanta nyckeltal. Det kan handla om genomsnittlig hanteringstid per faktura, betalningsdagar, andel e-faktura, andel beröringsfria fakturor, andel automatiskt matchade fakturor o.s.v.
Läs mer om analys och rapportering i Rillion
Vill du veta mer om relevanta KPIer för leverantörsreskontra? Läs vårt senaste inlägg Sju nyckeltal för att mäta framgång inom leverantörsreskontra
Om Rillion
Vi förenklar vardagen för våra kunder genom att låta dem göra mer, med mindre. Vi kan automatisering av fakturahantering, genom att erbjuda de rätta verktygen kan vi transformera processer, från datafångst och beställningar, till fakturamatchning och attest. Med 25 års erfarenhet och den bästa kundservicen i branschen levererar vi mer effektiv fakturahantering och sinnesro till våra kunder. Det är anledningen till att över 3,000 företag i fler än 50 länder litar på våra lösningar. För mer information: www.rillion.com/sv
Vår uppgift är att göra ditt arbete lättare. Med användarvänliga lösningar för elektronisk fakturahantering frigör vi tid för våra kunder.
UCS One Economy och Rillion ingår partnerskap