6 tips för att maximera automatiseringen av leverantörsfakturor

1. Utvärdering av fakturavolym och identifiering av begränsningar

Innan du etablerar ett system för automatisering av leverantörsfakturor, bör du noga undersöka antalet fakturor, dess innehåll och registreringsmetod, inklusive era mest frekvent använda konton och kostnadsställen. Det är dessutom viktigt att lokalisera eventuella flaskhalsar i processen för leverantörsfakturor. Denna information kommer att underlätta fastställandet av hur automatiseringsstrukturen bör utformas och vad som krävs för att nå det önskade resultatet.

2. Tänk på vikten av att underhållet bör vara smidigt

När man utformar ett system för automatisering av leverantörsfakturor är det viktigt att tänka på vilka steg som involveras och hur lätt de kan underhållas. Genom att tänka på underhållet från start, främjar det kontinuerlig processoptimering och säkerställer att automatiseringen är enkel att underhålla på lång sikt. Tänk på följande faktorer:

– System: Automatiska systemuppgraderingar kan utföras när som helst utan krav på ett separat projekt, vilket förenklar underhållet avsevärt.

– Personalförändringar: Hur enkelt är det att garantera processens flöde om den som sköter fakturorna byter arbetsgivare eller roll?

– Byte av redovisningsmetod: Hur smidigt kan en ny automatisering utvecklas eller en befintlig uppdateras när ett nytt kostnadsställe införs i systemet? För att bibehålla en hög automationsgrad, bör denna process vara enkel att genomföra.

3. Se till att inköps- och faktureringsinstruktionerna är korrekta

De som beställer produkter eller tjänster arbetar ofta på andra avdelningar än ekonomiavdelningen och kan ibland sakna kunskapen om den nödvändiga information som behövs för att leverantörsfakturan ska bli korrekt. Klara rutiner bör göras för beställningar, som sedan kan förmedlas till leverantören, för att underlätta för personalen som lägger beställningar.

Genom att ha välutformade rutiner för beställning och utformandet av leverantörsfakturor minskas mängden fakturafrågor och processen blir mer effektiv. När leverantörsfakturor innehåller rätt information kan de automatiskt styras rätt baserat på matchningar och regler. Inköps- och faktureringsinstruktioner bör tydligt ange detaljer som t ex fakturaadress, referensnummer och mottagare av leveransen.

4. Involvera hela organisationen

Alla avdelningar bör vara en del av utvecklingen av leverantörsfakturaprocessen. Varje avdelning har bäst förståelse för hur deras fakturor bör distribueras och detta är viktig kunskap för inköpsavdelningen.

Ett bra tips är att instruera revisorer att meddela inköpsavdelningen om de behöver hantera en manuell faktura. Med denna information kan inköpsbokföringen förbättra leverantörsfakturaprocessen så att liknande fakturor hanteras automatiskt i framtiden. På detta sätt fördelas ansvaret även till andra delar av organisationen, inte bara ekonomiavdelningen.

Det krävs en passande organisationsstruktur för att försäkra att beställare kan utföra inköp i linje med företagets riktlinjer. Detta säkerställer att informationen på leverantörsfakturorna är korrekt, vilket möjliggör en automatiserad hantering. Genom att involvera hela organisationen i automatiseringen av leverantörsfakturor kan processens kvalitet och hastighet ökas avsevärt, vilket sparar både tid och pengar.

5. Expertdialog

Att utbyta idéer med någon annan, t ex en annan kund eller en kollega, är ett effektivt sätt att få nya insikter i hur man kan förbättra sin process och därmed höja automationsnivån. Du kan till exempel diskutera följande punkter:

• Vilka har varit de mest framgångsrika metoderna hos andra företag inom din bransch?
• Vilka utmaningar har ni stött på och vilka lärdomar har ni tagit från dem?
• Hur har ni automatiserat vissa fakturor som initialt ansågs vara komplicerade?

6. Artificiell intelligens

Artificiell intelligens (AI) revolutionerar automatiseringen av inköpsfakturor och kompletterar också traditionell fakturahantering. Denna teknik tillämpas parallellt med konventionell automatisering, vilket innefattar avstämning mot inköpsorder, avtal och referenser. AI:s styrka ligger i dess förmåga att automatisera behandlingen av fakturor utan tidigare kännedom i systemet. Tack vare AI har ni nu möjlighet att automatisera även resten av era fakturor.

Genom att följa dessa råd kan din organisation nå nya höjder i automatiseringen av leverantörsfakturor. En kombination av modern teknik och genomtänkta processer spelar en avgörande roll. AI skapar förutsättningar för maximal teknisk automatisering av fakturor, medan processerna säkerställer att denna automatisering ligger i linje med organisationens mål.

Det är också viktigt att inte stå stilla, utan ständigt sträva efter att optimera sina processer. Företag genomgår kontinuerliga förändringar, oavsett om det handlar om leverantörer, personal eller affärsverksamhet, vilket gör det viktigt att hela tiden anpassa och förbättra fakturahanteringsprocessen.