Sju nyckeltal för att mäta framgång inom leverantörsreskontra

Andel automatiskt hanterade fakturor

Ett av de primära målen för alla AP-avdelningar är att öka antalet beröringsfria fakturor, s.k. ”touchless invoices”. Det är fakturor som hanteras helt utan manuell handpåläggning. En beröringsfri faktura kommer in i fakturahanteringssystemet, matchas och skickas för betalning utan att någon behöver öppna och titta på den. Systemet kan avgöra att den är korrekt. Detta nyckeltal mäter i vilken utsträckning AP-processerna är automatiserade. Det ger en indikation på hur väl avdelningen använder sig av modern teknologi för att automatisera hanteringen av leverantörsfakturor.

Automatisk matchning mot order

Dagens moderna system kan matcha fakturor mot inköpsorder – på få sekunder och utan misstag. En faktura som överensstämmer med ordern behöver inte behandlas ytterligare – den är korrekt och kan skickas för betalning. Mät andelen PO-fakturor som hanteras helt automatiskt!

Automatisering spar så klart massor av tid, men det leder också till färre fel, som annars är vanligt vid manuellt rutinartat arbete.

Matcha fakturor mot avtal

I genomsnitt har företag 15–25% periodiska fakturor. Mät antal avtalsmatchade fakturor och se hur stor andel av de periodiska fakturorna som kan skickas för betalning utan manuell granskning. Överensstämmer fakturan med ett redan attesterat avtal, behöver den inte granskas varje månad/kvartal o.s.v. Mät hur stor andel av de periodiska fakturorna som matchas automatiskt.

Ytterligare automatisering med AI

För omkostnadsfakturor, som inte har någon underliggande order att matchas mot, kan dagens system automatisera kontering och föreslå attestflöde, med stöd av AI. Mät hur många fakturor som får automatiska konteringsförslag och mät träffsäkerheten i förslagen över tid. Den ökar när AI-motorn lär sig av historiska rättningar!

Andel e-fakturor

E-faktura innebär att fakturan skickas och tas emot digitalt, i ett elektroniskt format. E-faktura är det mest effektiva sättet att ta emot fakturor och du kan utgå ifrån att tolkningen blir 100% korrekt. Med pappers- och PDF-fakturor tillkommer postöppning och skanning och några procentenheters felmarginal i  tolkningen. Ju högre andel e-fakturor, ju högre effektivitet inom leverantörsreskontra!

Genomsnittlig hanteringtid per faktura

Genomsnittlig hanteringstid är ett nyckeltal som mäter tiden det tar att behandla en leverantörsfaktura – från ankomstregistrering till slutattest. Som ett genomsnitt av alla organisationens fakturor under en bestämd tidsperiod. Lång hanteringstid är en indikator på flaskhalsar i AP-processen, vilket ökar risken för sena betalningar, påminnelseavgifter och i förlängningen en sämre relation med leverantörerna.

Chefer inom leverantörsreskontra är ansvariga för att upptäcka flaskhalsar i tid för att vidta åtgärder innan problemet leder till försenade betalningar – eller förseningar inför bokslut.

Betalning

En vanlig betalnings-KPI är att mäta andelen betalningar som görs i tid, på förfallodagen. Sena betalningar kan ha en negativ inverkan på leverantörsrelationer och påverkar kassaflödet. Detta nyckeltal hjälper chefer inom leverantörsreskontra att upptäcka förseningar i attestflöden och/eller betalningsprocesserna innan dessa ger upphov till större problem.

Detta var en sammanfattning av de mest relevanta nyckeltalen för AP-chefer som vill förbättra effektiviteten på sin avdelning. Med hjälp av dessa KPIer kan ansvariga inom leverantörsreskontra minska hanteringskostnaden, spara tid för medarbetarna och bidra till bättre relationer med leverantörerna.

Vill du uppnå en högre automatiseringsgrad?

Skulle du vilja uppnå en högre automationsgrad i arbetet? På Rillion är vi experter på automation. Våra två produkter – Rillion One och Rillion Prime – automatiserar processer inom leverantörsreskontra, med fokus på elektronisk fakturahantering, inköp och avtal. Men framför allt hjälper vi våra kunder till en roligare och enklare vardag på jobbet.

Rillion One och Rillion Prime har delvis olika funktionalitet, men vi guidar dig till den produkt som bäst matchar din organisations behov. Bland våra nöjda kunder finns både start-up-bolag och internationella koncerner.

Kontakta oss idag och få en gratis demo!