Fem topptrender inom Purchase to Pay 2020

Indirekta inköp, t.ex. kontorsmaterial, datorer, mobiltelefoner och diverse tjänster glöms ofta bort trots att dessa inköp är oumbärliga för den dagliga driften av verksamheten. Det är inte ovanligt att processen för att göra indirekta inköp är tidskrävande och kostar företag onödigt mycket tid och pengar. Varför är det så? Anledningen kan vara att man konsekvent underskattar tiden det tar att genomföra dessa inköp och den kostnad de faktiskt medför.

Processen från inköp till betalning (purchase-to-pay) inkluderar alla moment som behövs för att genomföra ett indirekt inköp. Det vill säga från inköpsbeslutet, till att finna en lämplig leverantör, beställa, få varan eller tjänsten levererad, ta emot fakturan, granska den och få den godkänd och betald. Det finns idag moderna system som automatiserar hela denna process på ett smidigt sätt – vilket då även inkluderar den tidskrävande hanteringen av leverantörsfakturor.

Purchase to Pay (P2P): fem trender 2020

Att implementera ett modernt system som hanterar hela processen från inköp till betalning är idag ett vanligt sätt att komma till rätta med de problem som organisationen annars kan uppleva i samband med indirekta inköp.

Det finns ett stort antal digitala lösningar på marknaden och med den snabba tekniska utvecklingen tillkommer kontinuerligt ny och förbättrad funktionalitet. Det är idag en stor utmaning för företagsledningen att hålla sig uppdaterad om teknikutvecklingen och det föränderliga utbudet på marknaden.

Den ”hetaste frågan” relaterat till olika IT-investeringar brukar vara ”Vad ska företag fokusera på just NU för att välja DEN investering som är ger högst ROI i framtiden”.

I den här bloggserien kommer vi att belysa de trender och nyheter inom purchase-to-pay som varje CFO bör känna till inför det nya decenniet – och framför allt hur företag och organisationer kan hantera dessa förändringar nu – och i framtiden.

Trend 1: Vikten av att ha goda leverantörsrelationer

Vikten av att bibehålla goda relationer med sina leverantörer kommer att öka under 2020-talet. Redan idag anser många att leverantörsrelationen har ett affärskritiskt värde. Det gångna decenniet har inneburit stora förändringar i hur man ser på relationen till sina leverantörer.

Tidigare värderades framför allt hårda värden såsom pris och avtalsvillkor, men idag krävs ofta ett mer långtgående samarbete eller partnerskap med leverantörsledet. Detta gäller i synnerhet vid inköp av komplexa tjänster eller olika typer av IT-lösningar. Att bygga upp nya leverantörsrelationer tar mer tid och resurser än att vårda och behålla befintliga samarbetspartners.

En transparent och överskådlig process för indirekta inköp möjliggör djupare analys av olika leverantörer, vilket bidrar till att utveckla samarbetet med rätt aktörer – något som gynnar både kund och leverantör.

Därför bör man tänka på följande inför 2020:

1. Möjligheten att utvärdera olika leverantörer
   När information om indirekta inköp sparas i olika excel-dokument och e-mails, blir det omöjligt för organisationen att ta reda på vilka leverantörer som adderar mest värde till verksamheten. Risken är stor att man missar att utveckla samarbetet med rätt nyckelleverantörer. Att enbart utvärdera leverantörer efter prisnivå kan vara den bästa strategin på kort sikt, men att kontinuerligt leta efter nya leverantörer är en tidskrävande process jämfört med att vårda befintliga partners och på så sätt uppnå bättre villkor. Det är inte säkert att leverantörer med högst omsättning är de mest betydelsefulla för verksamheten. Ibland kan parametrar som antal ordrar eller kvaliteten på leverantörens fakturor också väga tungt vid en konkurrentanalys.
2. Utvärdera samarbetets lönsamhet
   När man identifierat sina största leverantörer och man enkelt kan ta fram inköpsdata – förutsatt att denna finns samlad på en plats, t.ex. i ett kombinerat inköps- och fakturahanteringssystem. Då blir det möjligt att analysera vilket värde olika leverantörer tillför. Kanske upptäcker man att många mindre beställning skulle kunna samlas i ett och samma kontrakt, hos en enda leverantör, med möjlighet till bättre avtalsvillkor som följd. Andra kontrakt bör kanske omförhandlas om villkoren inte längre är marknadsmässiga. Inom t.ex. IT och telefoni förändras prisbild och tjänsteutbud snabbt över tid. Det blir också enkelt att spåra förändringar i pris och villkor, vilket gör att man snabbt kan agera och kontakta en leverantör när man inte längre är nöjd med samarbetet.
3. Gör det möjligt för organisationen att följa inköpspolicyn
   Med ett digitalt system för indirekta inköp blir det enklare för hela organisationen att följa inköpspolicyn och att alltid handla av godkända leverantörer – som erbjuder fördelaktiga priser och villkor. Det blir också enklare för företagsledningen att följa upp hur stor del av inköpen som görs enligt de regler och rekommendationer som utfärdats. Utan ett digitalt system, är det praktiskt taget omöjligt att förhindra så kallade ”vilda inköp”. När inköp koncentreras till prioriterade leverantörer, sjunker den faktiska inköpskostnaden – något som direkt påverkar resultatet på sista raden när det handlar om indirekta inköp.
4. Få tid att vårda leverantörsrelationerna
   Sist, men inte minst viktigt, är att avsätta tid för att vårda sina relationer med leverantörer och partners. Erfarenhet visar att det kan vara svårt att få tiden att räcka till detta strategiska arbete – då det dagliga operativa arbetet upptar hela arbetsdagen. Med en bra lösning för purchase to pay, automatiseras flera manuella steg i inköpsprocessen, vilket frigör tid för strategiskt arbete. När inköp och leverantörsfakturor hanteras i samma system blir all inköpsdata dessutom tillgänglig i realtid, vilket underlättar för inköpsavdelningen när de ska förhandla fram nya avtal.

I nästa blogginlägg kommer vi belysa en annan trend som redan idag är högst aktuell: vikten av att ha tillgång till och möjlighet att analysera stora datamängder. Läs mer om data