Det expansiva finska maskinuthyrningsföretaget Renta har byggt sin verksamhet på digitaliserade processer redan från starten. Genom att automatisera ekonomi- och inköpsprocesserna, har företaget kunnat fokusera på sin växande affärsverksamhet, samtidigt som kostnader för administration och inköp hållits nere.
Den snabba teknikutvecklingen skapar problem i de flesta branscher. Å ena sidan tvingar ny teknik företag att förändra sina arbetssätt, å andra sidan ger det dem möjlighet att effektivisera och förbättra arbetet.
I Finland, precis som i Sverige, har ekonomiavdelningar generellt sett redan nått en hög digitaliseringsgrad och de allra flesta företag använder redan ett fakturahanteringssystem. Många av dessa system implementerades för flera år sedan, vilket innebär att teknologin börjar bli omodern. Dagens teknik möjliggör kontinuerliga uppdateringar i mjukvaran och betydligt mer effektiva arbetssätt.
Läs hela artikeln
Oavsett om teknikutvecklingen är den pådrivande faktorn eller ett resultat av nya behov som uppstår, kan vi vara överens om att ekonomifunktionens roll håller på att förändras. Organisationer behöver standardisera och automatisera de finansiella processerna för att kunna skala upp verksamheten och växa.
När manuella processer automatiseras går det åt mindre tid för att samla in data och hantera fakturor. Tillgänglighet via mobil och molntjänster gör det möjligt för anställda att komma åt systemen var som helst och när som helst. Företagsledningar förväntar sig i allt högre grad att ekonomiavdelningen skall leverera affärsdata i realtid, vilket ytterligare ökar behovet av transparens och smarta rapporteringsverktyg.
Ekonomiavdelningens utmaningar kräver flexibla lösningar som kan hantera både dagens och morgondagens krav. Växande företag behöver ett anpassningsbart system som automatiserar hela flödet från inköp till betalning – inte enbart fakturahanteringen.
Det finska maskinuthyrningsföretaget Renta är ett nystartat men mycket snabbt växande företag. Renta startade sin verksamhet 2016, när tre välkända företag inom branschen, Telinekymppi Oy, Kehä-Kone Oy och Jasoca Oy, gick samman för att skapa en verksamhet som täcker hela den finska marknaden. Företaget växte och omsättningen var över 45 miljoner euro redan under det andra verksamhetsåret. 2018 är målsättningen att expandera internationellt.
Rentas strategi är att vara den mest moderna aktören inom sin bransch, vilket möjliggörs genom dynamiska processer och digitala tjänster som förbättrar kundupplevelsen. Som kund hos Renta kan man hyra och få tillgång till olika maskiner, samtidigt som utrustningens exakta kostnad enkelt visas i en app som heter ”Renta Easy”.
– Vår målsättning är att vara en tydlig föregångare som utmanar hela branschen. Det innebär att vi redan från start har byggt upp våra interna processer för att motsvara dagens men även morgondagens krav, säger Lauri Matikainen, CFO på Renta Group Oy.
Renta ville skapa en helt automatiserad och transparent process från inköp till betalning (”purchase to pay”), i synnerhet för sina maskininköp. Alla företagets inköp av maskiner görs genom ett e-inköpssystem.
– Inköp av maskiner görs genom Rillions inköpssystem, mot i förväg godkända och kategori-specifika budgetar. Detta förbättrar möjligheten att förutse kostnader och att följa upp olika investeringsbudgetar och utfall i realtid. Det förenklar planeringen och underlättar avsevärt arbetet med cash management, säger Matikainen.
Automatiseringen av hela processen från inköp till betalning med Rillions lösning har gett stora fördelar i form av både kostnadsbesparingar och processeffektiviseringar.
– Vi hade ett akut behov av att sätta upp automatiserade processer för både inköp och fakturahantering. Under vår snabba tillväxt har vi haft flera pågående projekt samtidigt. Därför har det varit avgörande att kunna automatisera både fakturahanteringen och inköpen i Rillions system, säger Matikainen.
Just nu utvärderar Renta, tillsammans med Rillion, om man med hjälp av artificiell intelligens skulle kunna öka automatiseringen av de finansiella processerna ytterligare. Med hjälp av artificiell intelligens kan man automatisera själva konteringen av fakturor och även göra kontroller av mottagen data.
– Det är viktigt för oss att vår mjukvaruleverantör också kan vara en partner när det gäller framtida utveckling av lösningen. Vi vidareutvecklar kontinuerligt våra processer tillsammans med Rillion. När kraven förändras i takt med att vi växer, är vi beroende av ett strategiskt partnerskap och en flexibel lösning som växer med oss och stödjer vår verksamhet på lång sikt, säger Matikainen.
Detta är en översättning av en finsk artikel som publicerades i Kauppalehti.
Vår uppgift är att göra ditt arbete lättare. Med användarvänliga lösningar för elektronisk fakturahantering frigör vi tid för våra kunder.
Molnet – det nya arbetssättet