Topptrender inom purchase to pay: data

Vikten av att ha tillgång till data har ökat stadigt under 2010-talet. Det finns idag inget som tyder på att behovet skulle minska under det kommande decenniet.

När en organisation gör inköp utan inköpssystem innebär det som regel att data och beslutsunderlag sparas i olika excel-filer och e-postmeddelanden. I en djungel av data är det svårt, eller rent av omöjligt, att analysera informationen. Att sammanställa inköpsdata från många olika källor är komplicerat och tidsödande.

Detta gäller i synnerhet när det rör sig om indirekt kostnader, där det görs ett stort antal inköp, men där varje transaktion är av ringa eller lågt värde. Det är vanligt att kostnaden för indirekta inköp underskattas, just för att man missar de små utgifterna som återkommer ofta under hela året.

Enligt en rapport från EY, kan optimering av de indirekta inköpen leda till besparingar på upp till 25% av inköpskostnaden för organisationer och företag.

Moderna lösningar för purchase-to-pay gör det möjligt att snabbt sammanställa och presentera data i överskådliga rapporter. Fördelen med den här typen av system är att all data – både själva inköpsordern och fakturan – finns i ett och samma system. Data från just leverantörsfakturor utgör själva grunden till kostnads- och spendanalyser.

Analysera purchase-to-pay-processen

Hur gör man en bra analys av processen från inköp till betalning? Vilka parametrar och nyckeltal bör man fokusera på? Om man känner sig osäker på hur man ska angripa uppgiften, skulle vi rekommendera att man börjar med nedanstående tre nyckeltal:

1. Andel fakturor som matchas mot inköpsorder
Hur stor andel av leverantörsfakturorna har föregåtts av en inköpsorder? Om endast en liten del av fakturorna har en motsvarande inköpsorder i systemet, innebär det att organisationen gör inköp utanför systemet. Detta i sin tur gör det svårare att prognostisera kostnader i förväg och ha kontroll över kommande utgifter.

2. Andel automatiserade leverantörsfakturor
Hur stor andel av leverantörsfakturorna processas automatiskt (vilket som regel innebär att de kan matchas mot inköpsorder eller kontrakt)? Ju högre andel fakturor som hanteras utan manuell handpåläggning, ju lägre administrationskostnad per faktura.

3. Tidsåtgång för att hantera en faktura
Ta fram den genomsnittliga tidsåtgången från mottagande till betalning av en faktura. Det ger ett bra effektmått på purchase-to-pay-processen inom organisationen.

I nästa artikel skriver vi om riskminimering inom purchase-to-pay. Modern teknik bidrar till ökad affärsnytta och tillväxtmöjligheter – men ger också ökat utrymme för bedrägerier.