Ota ostolaskuprosessi haltuun jo hankintavaihessa. Hanki tarvittavat palvelut ja tavarat Rillionin verkkokauppamaisesta moduulista tai tuo ostotilauksia ratkaisun ulkopuolelta. Rillion virtaviivaistaa ostotilauksien ja ostolaskujen käsittelyn.
Rillionin avulla yrityksesi henkilökunta voi tehdä hankintoja verkkokauppamaisessa ympäristössä, missä näkyvät vain ne tuotteet ja toimittajat, jotka on hyväksytty yrityksen puolesta. Järjestelmä luo automaattisesti ostotilauksen ja lähettää sen toimittajalle – kunhan ostotilauspyyntö on ensin hyväksytty yrityksen sisällä. Luotu ostotilaus täsmäytetään myöhemmin saapuvaan ostolaskuun automaattisesti, eikä lasku vaadi käsittelyä lainkaan, mikä tehostaa hankintaprosessia.
Sekä Rillionin tuottamat sisäiset ostotilaukset että ulkoiset ostotilaukset sijaitsevat samassa paikassa – minkä ansiosta yritykset pystyvät paremmin hyödyntämään raportteja ja automaattista täsmäytystä.
Kasvumme ollessa niin nopeaa, on meillä ollut paljon muitakin projekteja käynnissä samaan aikaan. Siksi on ollut äärimmäisen tärkeää, että pystymme toteuttamaan ostolaskujen kierrätyksen lisäksi myös hankinnat Rillionin järjestelmän kautta.
Kun puhutaan hankintaprosessista ja hankintojen hallinnasta, useimmille tulee ensimmäisenä mieleen yritysten tekemät suorat hankinnat, kuten raaka-aineet ja muut suoraan liiketoimintaan vaikuttavat hankinnat, joita kutsutaan myös varasto-ostamiseksi.
Epäsuorat hankinnat
Epäsuorat hankinnat, eli muut kuin tuotannolliset hankinnat, auttavat puolestaan yritystä pyörittämään päivittäistä toimintaansa. Esimerkkejä ovat mm. varaosat, kunnossapito, kemikaalit, turvavälineet, toimistotarvikkeet, it-tarvikkeet. Me autamme juuri epäsuorien hankintojen hallinnassa.
Rillionin avulla henkilökunta voi tehdä hankintoja verkkokauppamaisessa ympäristössä, missä näkyvät vain ne tuotteet ja toimittajat, jotka on hyväksytty yrityksen puolesta. Tältä näyttää hankintaprosessi Rillionin avulla:
Kontrolloi hankintoja budjettien avulla ja luo hyödyllisiä raportteja Rillionin monipuolisen hakukriteeristön avulla. Pureudu toimittajatietoihin, täsmäytystilastoihin ja hankintoihin ja paranna hankinnasta maksuun -prosessia entisestään. Kaikki tiedot ovat helposti vietävissä esimerkiksi Exceliin.
Rillionin avulla kaikki laskut täsmäytetään automaattisesti vastaavan (sisäisen tai ulkoisen) ostotilauksen kanssa otsikko- tai rivitasolla. Kaikki täsmäävät laskut voidaan lähettää suoraan ERP-järjestelmään maksua varten – ilman manuaalista käsittelyä. Jos jokin tieto puuttuu tai on virheellistä, se voidaan lähettää oikealle hyväksyjälle korjattavaksi ja hyväksyttäväksi.
Parempi näkyvyys hankintoihin
Rillionin hankintaratkaisu tuo paremman näkyvyyden organisaation kuluihin, sillä sähköinen hankinta mahdollistaa kattavan spend-datan keräämisen ja analysoinnin. Datan avulla voidaan neuvotella yhä parempia sopimuksia toimittajien kanssa ja tunnistamaan tilanteet, joissa olisi hyvä harkita vaihtoehtoisia toimittajia. Saat paremman käsityksen ja näkyvyyden koko toimitusketjustasi ja toimittajien suorituskyvystä. Näin hankintastrategia tehostuu.
Kontrolloitu hankintaprosessi
Rillionin hankintaratkaisu on kuin verkkokauppa, jossa yrityksen henkilökunta pystyy tilaamaan tarvitsemansa tuotteet ja palvelut. Ostotilaus ei kuitenkaan lähde toimittajalle ennenkuin hankinta on hyväksytty yrityksen sisällä. Näin organisaatiossa vältytään turhilta hankinnoilta ja hankintatoimi on paremmin ennakoitavissa.
Ostotilausjärjestelmä ja tehokas automaatio
Rillionin ostotilausjärjestelmä mahdollistaa sen, että kaikki laskut täsmäytetään automaattisesti vastaavan ostotilauksen kanssa otsikko- tai rivitasolla. Ostotilauksia voidaan tuoda myös järjestelmän ulkopuolelta. Yksi lasku voi sisältää kohteita useista ostotilauksista ja yksi ostotilaus voidaan yhdistää useisiin laskuihin riippumatta siitä, onko tilaus toimitettu osittain vai kokonaan:
Yhteiset hankintakäytännöt
Rillionin hankintaratkaisun myötä työntekijät voivat tarkastella ja tilata tuotteita käyttöoikeuksiensa ja määritetyn budjetin mukaisesti. Näin koko organisaatio noudattaa hankintaohjeita ja tuotteet tilataan ensisijaisilta toimittajilta. Hankintaprosessi on työntekijöiden kannalta toimivampi, ja hankinnat tehdään yrityksen sääntöjen mukaan. Hankintojen hallinta on myös koko organisaation tasolla helpompaa.
Enemmän aikaa organisaatiollesi
Kun järjestelmä käsittelee ostotilauksen ja ostolaskun ilman manuaalisia vaiheita – on inhimillisen riskin mahdollisuus hyvin paljon pienempi. Toisaalta, taloushallinnon tarvitsee käyttää huomattavasti vähemmän aikaa täsmäyttämiseen ja näin talousorganisaatiossa myös vapautuu aikaa strategisempiin tehtäviin.
Hartela on suomalainen vuonna 1942 perustettu perheyhtiö, joka työllistää noin 600 rakentamisen ammattilaista. Hartela on rakentanut koteja, toimitiloja ja alueita jo yli 75 vuotta.
"Koimme että meidän on hyvä valita ostolaskujen käsittelyyn paras mahdollinen toimittaja, ja niin me teimme. Rillionissa on monipuoliset ominaisuudet, integraatio on ollut helppoa rakentaa, implementaatio on kevyt ja kaikille käyttäjille on yhteinen käyttöliittymä."
Heli Matero | Technopolis
"Globaalin ostolaskuratkaisun käyttöönoton myötä on implementoitu konsernin yhtenäinen toimintamalli. Tämä toimintamalli yhdessä Rillionin ratkaisun kanssa takaa sen, että koko hankinnasta maksuun -prosessi on tehokasta."
Juho Häkkinen | Lindström
"Konsulttiyhteistyö on aina erittäin tärkeää ja meillä on ollut onni saada hyvä konsultti mukaan Rillionilta. Hän on ollut hyvin tavoitettavissa, hän ymmärtää haasteemme ja osaa tuoda myös omaa näkemystään niihin asioihin, mihin sitä kaipaamme. Olemme kyllä todella tyytyväisiä yhteistyöhön."
Jouko Peltonen | Technopolis
"Meillä oli osaava konsultti ja oma ostoreskontratiimi, joka mahdollisti laajat, monipuoliset koulutukset koko organisaatiolle. Sovellus on myös helppokäyttöinen ja se omalta osaltaan helpotti tiedon omaksumista."
Leena Joki | Hartela
Mikä on hankintaprosessi?
Hankintaprosessi tarkoittaa prosessia, jossa yritys ostaa tavaroita, palveluita tai materiaaleja ulkopuoliselta toimittajilta. Hankintaprosessiin kuuluu esimerkiksi
– hankintatarpeiden tunnistaminen
– potentiaalisten toimittajien arviointi ja valinta
– ostotilausten hallinta
– hintojen ja sopimusten neuvotteleminen
– toimittajasuhteiden ja yhteistyön kehittäminen
– laskujen täsmäytys
– ostolaskujen käsittely ja maksu.
Mikä on hankintapäätös?
Hankintapäätöksessä perustellaan, miksi tietty tarjoaja on valittu tuotteen tai palvelun toimittajaksi. Hankintapäätös sisältää tiedot valitusta toimittajasta, hankinnan sisällöstä, määrästä sekä kustannuksista.
Kuinka tehostaa epäsuoria hankintoja?
Epäsuoria hankintoja voi tehostaa hankinnasta maksuun -järjestelmän avulla. Rillionin hankintaratkaisun avulla työntekijät voivat tarkastella ja tilata tuotteita käyttöoikeuksiensa ja määritetyn budjetin mukaisesti Rillionin verkkokauppamaisessa ympäristössä. Näin koko organisaatio noudattaa hankintaohjeita ja tuotteet tilataan ensisijaisilta toimittajilta. Tämän ansiosta hankintaprosessi on työntekijöiden kannalta toimivampi, ja hankinnat tehdään yrityksen sääntöjen mukaan. Hankintojen hallinta on myös koko organisaation tasolla helpompaa.
Kerromme mielellämme lisää ratkaisuistamme. Jätä yhteystietosi ja palaamme pian asiaan – yleensä jo saman päivän aikana.
Tuomme mielenrauhaa
ostolaskuprosesseihin
"Rillionin ansiosta säästämme jo pelkästään ostolaskujen käsittelyjen eri vaiheissa puolet työajasta kuukausittain. Kaikki tämä rutiinitöiden automatisoinnilla säästetty aika saadaan suoraan hyödyksi päiväkotien johtamiseen ja kasvatustyöhön sekä hallinnossa varsinaiseen tarkoituksien mukaisiin asiantuntija- ja tukitehtäviin. "
Mike Larsén | Touhula