Vinkkejä ostoreskontrasta vastaavalle: Näin ratkaiset yleisimmät haasteet

Riittämätön ostolaskuautomaation taso

Yksi yleisimmistä haasteista ostoreskontrassa on riittämätön automaatiotaso nykyisessä ostolaskuprosessissa. Vaikka monilla yrityksillä on käytössä ostolaskujärjestelmä, ei se välttämättä tarjoa riittävää automaatiotasoa. Tämä saattaa aiheuttaa turhia manuaalisia prosesseja, jotka vievät aikaa, ovat alttiita virheille ja johtavat tehottomuuteen.

Tekoälyn hyödyntäminen auttaa ratkaisemaan tämän haasteen. Rillionin tekoälyominaisuuden avulla on mahdollista automatisoida myös sellaiset laskut, jotka jäävät perinteisen ostolaskuautomaation ulkopuolelle. Tekoäly oppii jatkuvasti tiliöimään ostolaskut ja tekee tiliöintiennusteita ostolaskuprosessin nopeuttamiseksi.

Päällekkäiset maksut

Joskus taloushallinnolla ei ole kattavaa näkemystä lähtevistä maksuista. On tärkeää välttää päällekkäisiä maksuja, koska se voi johtaa yritykselle taloudellisiin tappioihin. Taloudellisten vaikutusten lisäksi niiden korjaaminen vie myös aikaa. Laskun korjaamiseksi taloushallinto joutuu yleensä olemaan yhteydessä toimittajiin, mikä voi vaatia paljon aikaa ja vaivaa.

Tehokas ostolaskujärjestelmä auttaa ratkaisemaan päällekkäisten maksujen haasteen helposti. Järjestelmä merkitsee automaattisesti jo maksetut laskut, mikä vähentää virheiden riskiä ja parantaa ostoreskontran hallintaa.

Nykyinen asiakaspalvelu ei vastaa odotuksia

Joskus taloushallinnossa kohdataan haasteita, jotka liittyvät nykyisen ostolaskujärjestelmän tarjoamaan asiakaspalveluun. Haasteita saattaa ilmaantua, jos tukitiimi on ulkoistettu ulkomaille, ja taloushallinnon asiantuntijat eivät voi kommunikoida omalla äidinkielellään ja joutuvat toimimaan eri aikavyöhykkeellä kuin tukitiimi.

Yrityksille onkin tärkeää valita sellainen ostolaskujärjestelmän toimittaja, joka tarjoaa laadukasta paikallista tukea. Yritysten taloushallinnon työ helpottuu, kun asiakastuen henkilöt puhuvat samaa kieltä ja sijaitsevat kätevästi samalla aikavyöhykkeellä. Tämä varmistaa sujuvan ja tehokkaan viestinnän, jolloin taloushallinto saada helposti tukea ilman kielimuuria tai eri aikavyöhykkeen tuomia haasteita.

Täältä voit kurkata miltä Rillionin asiakastyytyväisyysaste näyttää – paikallisen ja laadukkaan tuen tarjoaminen on meille tärkeää.

Taloushallinnon asiantuntijoiden ajanpuute

Useimmat nykyaikaiset ostolaskujärjestelmät ovat täynnä edistyksellisiä toimintoja, jotka auttavat entisestään automatisoimaan ostolaskut. Näitä toimintoja ei yrityksissä kuitenkaan usein hyödynnetä sataprosenttisesti. Se johtuu suurelta osin siitä, että taloushallinnolla ei usein ole aikaa tutustua ominaisuuksiin ja ottaa niitä käyttöön.

Ratkaisu tähän haasteeseen löytyy konsulteista. On tärkeää valita sellainen ostolaskujärjestelmän toimittaja, joka tarjoaa osaavia konsultteja, ja jotka työskentelevät läheisessä yhteistyössä asiakkaiden kanssa.

Konsulteilla on syvällinen ymmärrys ostolaskujärjestelmän ominaisuuksista ja he ovat perillä viimeisimmistä päivityksistä ja muutoksista. He voivat tarjota monipuolisia koulutuksia, minkä ansiosta taloustiimi saa uusia ideoita järjestelmän hyödyntämiseen ja saa kaiken mahdollisen hyödyn irti järjestelmän ominaisuuksista.

Ostoreskontran tehokkuuden seuranta

Yksi yleisimmistä taloushallinnon haasteista on kyky mitata ostoreskontran tehokkuutta. Dataa on saatavilla paljon, mutta kuinka hyvin dataa pystytään käytännössä hyödyntämään ostolaskuprosessien mittaamiseksi ja parantamiseksi?

Datan hyödyntäminen helpottamiseksi taloushallinnon kannattaa hyödyntää valmiita dashboard-näkymiä, jotka kokoavat yhteen tärkeimmät ostoreskontran KPI-mittarit. Dashboard-näkymät visualisoivat datan, mikä tekee sen hyödyntämisestä helppoa.

Esimerkiksi Rillion tarjoaa asiakkailleen monipuolisia dashboard-näkymiä, joiden avulla taloushallinto voi seurata kaikkia tärkeimpiä KPI-mittareita. Tässä blogipostauksessa kerromme, mitkä ovat 7 tärkeintä KPI-mittaria ostoreskontran mittaamiseen.

Maksujen viivästykset

Ostoreskontrasta vastaavien on tärkeää seurata, että maksut suoritetaan ajallaan, jotta vältytään myöhästymismaksuilta, korkokuluilta tai toimittajasuhteiden vahingoittumiselta. Laskuja ei myöskään kannata maksaa liian aikaisin. Se johtaisi yrityksen varojen tarpeettomaan käyttöön ennen varsinaista maksun eräpäivää, mikä vaikuttaa kassavirtaan ja taloussuunnitteluun.

Yritykset voivat auttaa lyhentää maksujen käsittelyaikoja automatisoimalla maksujen hyväksynnän ja käsittelyn työnkulkua. Tämä vähentää manuaaliseen käsittelyyn kuluvaa aikaa ja varmistaa, että maksut suoritetaan ajallaan.