Taloushallinnon järjestelmä ostolaskuille

Taloushallinto-ohjelma ostolaskuille

Yhden ostolaskun käsittelyn hinta on noin 30 euroa, sillä ostolaskun perinteinen matka ilman minkäänlaista järjestelmää vaatii paljon tarkkaa ja manuaalista työtä. Ostolaskun oikeellisuus on tarkistettava, tiedot täsmäytettävä, lasku tiliöitävä ja vietävä kirjanpitoon. Yrityksen koon ja ostolaskumäärän kasvaessa myös ostolaskujen käsittelyn kokonaishinta kasvaa merkittäväksi, niinkuin myös käsittelyyn vaadittava työmäärä. Samaan aikaan taloushallinnolle tulee koko ajan strategisempia tehtäviä, jotka vaativat yhä suuremman osan työajasta.

Tässä tilanteessa on usein helpompaa vähentää yksinkertaisia ja manuaalisia tehtäviä automaation avulla, ja jättää työntekijöille enemmän aikaa strategisempiin tehtäviin. Yksi merkittävimmistä (ja ensimmäisistä) automatisoiduista prosesseista on juuri ostolaskujen käsittely. Taloushallinto-ohjelma ostolaskuille voi tehostaa ostolaskuprosessia jopa 80 %, mikä myös laskee käsittelyn hintaa merkittävästi.

Sähköinen taloushallinnon järjestelmä ostolaskuille

Sähköinen taloushallinnon järjestelmä -termi viittaa siihen, että käsiteltävä data on sähköisessä muodossa, ja tieto kulkee eri järjestelmien välillä saumattomasti. Tämä on automaation ensisijainen ehto; tiedon digitaalisuus ja sen siirtyminen eri järjestelmien välillä automaattisesti. Ostolaskujen kohdalla tämä tietysti tarkoittaa, että tieto liikkuu saumattomasti yrityksen ERP-, ostotilaus-, kirjanpito-, ja ostolaskujen käsittelyjärjestelmien välillä. Ostolaskujen automaatio kuitenkin vaatii, että ostolaskujen data on ensin digitaalisessa muodossa.

Verkkolaskut ja laskujen digitointi

Verkkolaskut ovat ostolaskujen käsittelyn puolesta hyvin tärkeitä. Siinä missä verkkolasku on alusta alkaen digitaalisessa muodossa, paperiset laskut ja pdf-laskut tulee digitoida ennen kuin laskuautomaatio on mahdollista. Tätä varten yritykset hyödyntävät erilaisia skannauspalveluita ja OCR-tekniikkaa. Mikä tarkoittaa, että erillinen ohjelma tunnistaa laskutiedot paperilta ja ne viedään sähköiseen muotoon. Yritykset voivat myös tehdä skannauksen itse, mikäli laskuja kertyy vähemmän. Verkkolaskut ovat kuitenkin laskuautomaation ydin, ja niitä kannattaa aktiivisesti pyytää toimittajilta ostolaskuprosessin parantamisen kannalta.

Laskuautomaation rakennus

Kun tieto on sähköisessä muodossa, on mahdollista alkaa rakentaa automaatiota ostolaskujen käsittelyn ympärille. Yksi merkittävimmistä teemoista ostolaskuautomaatiossa on ennakkotieto. Kun lasku perustuu ennakkotietoon (kuten ostotilaukseen tai sopimukseen), on ostolaskujen käsittely huomattavasti helpompaa – ja 100 prosenttisesti automatisoitavissa. Toisaalta, yrityksellä on myös paremmat edellytykset arvioida taloudellista tilannettaan.

Kirjoitimme laskuautomaatiosta laajemman blogikirjoituksen, jossa kerromme tarkemmin automaation osa-alueista. Lue kirjoitus: Ostolaskujen automatisointi – Korkea laskuautomaatio tehostaa ostolaskuprosessia vuonna 2021.

Taloushallinnon järjestelmä on hyvä olla helppokäyttöinen

Ostolaskuja käsittelee usein hyvin suuri joukko yrityksen työntekijöitä. Etenkin esimiehet ja muut johtavassa asemassa olevat henkilöt hyväksyvät ostolaskuja jopa päivittäin – eikä heillä välttämättä ole taloushallinnon taustaa. Mikäli ostolaskut ovat kiireisen työn ohella tehtävää lisätyötä, nousee yksi asia organisaation tasolla erittäin tärkeäksi: ostolaskujärjestelmän pitää olla helppokäyttöinen ja mobiili. Tehokkainkaan järjestelmä ei tuo yritykselle merkittävää etua, mikäli hyväksyjät eivät osaa käyttää sitä.

Taloushallinnon prosessit ylettyvät kauemmas kuin ajattelemme

Taloushallinnon prosessit johtavat yrityksen arkeen, etenkin ostolaskujen kohdalla. Ostolasku on pitkän prosessin tulos, jonka aikana henkilö on päättänyt hankkia tarvittavan tavaran tai palvelun, selvittänyt mistä sellaisen pystyy hankkimaan ja tehnyt tilauksen. Jo tässä vaiheessa hankinnan kulu on saattanut nousta hankinnan arvoa suuremmaksi, mikäli yrityksen hankintaprosessi on epäselkeä. Tämä johtuu henkilön hankintaan käyttämästä työajasta. Mitä kovapalkkaisempi henkilö on kyseessä, sitä korkeammaksi hankinnan kulu nousee.

Koska sähköinen ostolaskujen käsittely kattaa niin paljon suuremman prosessin kuin vain itse ostolaskun käsittelyn, me Rillionilla keskitymme koko hankinnasta maksuun -prosessin tehostamiseen. Ratkaisussamme ostolaskuja, hankintoja, budjetteja ja sopimuksia käsitellään yhdessä saumattomassa järjestelmässä. Näin organisaatiossa pystytään keskittymään pelkän lopputuleman, eli ostolaskun, sijasta koko prosessin tehostamiseen.

Automaatioratkaisun hyödyntämisellä on toinenkin puoli. Hankinnasta maksuun -ratkaisu yhdistää organisaation lähes kaikki osastot. Etenkin yhteistyö talousosaston ja hankintaosaston välillä syvenee. Lue blogi: Yhteinen automaatioratkaisu tuo taloushallinnon ja hankinnan lähemmäs