Rentalle automatisoitu hankinnasta maksuun -prosessi Rillionin avulla

Oli teknologian kehitys sitten syy tai seuraus, elää taloushallinto joka tapauksessa muutosten aikaa. Yrityksillä on tarve standardisoida ja automatisoida taloushallinnon prosessejaan kasvattaakseen liiketoimintaansa. Manuaalisia prosesseja automatisoitaessa tiedon keräämiseen ja laskujen käsittelyyn käytetään vähemmän aikaa. Lisäksi työtä tehdäkseen ei ole pakko istua toimistolla, vaan mobiililaitteet ja pilvipalvelut mahdollistavat työntekijöiden pääsyn järjestelmiin missä tahansa. Monien yritysten johto myös odottaa taloushallinnon toimittavan tietoa liiketoiminnan tilasta reaaliajassa, jolloin läpinäkyvyyden ja raportointityökalujen tärkeys korostuu.

Taloushallinnon kohtaamat haasteet kaipaavat joustavia ratkaisuja, jotka vastaavat niihin nyt ja tulevaisuudessa. Kasvavat yritykset tarvitsevat modulaarisia järjestelmiä, jotka virtaviivaistavat taloushallinnon prosessit automatisoimalla ne aina hankinnasta maksuun asti.

Renta Group digitalisoi prosessinsa ja toimii suunnannäyttäjänä

Kotimainen kone- ja laitevuokraamo Renta on vielä tuore, mutta nopeasti kasvava yritys. Rentan toiminta käynnistyi alkuvuodesta 2016, kun kolme tunnettua alan yritystä, Telinekymppi Oy, Kehä-Kone Oy ja Jasoca Oy, yhdistyivät yhdeksi koko maan kattavaksi toimijaksi. Toisena toimintavuotenaan 2017 Rentan liikevaihto oli jo yli 45 MEUR ja vuonna 2018 yhtiö tähtää jo kansainvälistymiseen. Rentan strategia on olla alansa modernein toimija, joka toteutuu muun muassa asiakaskokemusta parantavilla sähköisillä palveluilla ja dynaamisilla prosesseilla. Esimerkiksi Renta Easy -sovelluksen avulla Rentan asiakkaat voivat vuokrata ja hallita vuokrakalustoaan, sekä saada läpinäkyvästi tietoa kalustokustannuksistaan.

“Tavoitteemme on olla merkittävä ja toimialaa muokkaava suunnannäyttäjä. Tämä tarkoittaa myös sitä, että olemme alusta asti halunneet sisäiset prosessimme vastaamaan tämän päivän vaatimuksiin ja tulevaisuuden tavoitteisiin”, kommentoi Lauri Matikainen, Renta Group Oy:n CFO.

Koko prosessi samassa järjestelmässä

Renta halusi luoda virtaviivaisen ja läpinäkyvän hankinnasta maksuun -prosessin erityisesti kalustohankintojen osalta. Yrityksen kaikki kalustohankinnat kulkevat sähköisen järjestelmän kautta.

“Kalustohankinnat tehdään Rillionin ratkaisulla etukäteen hyväksyttyjä tuoteryhmäkohtaisia budjetteja vasten, jolloin ennustettavuus paranee ja näemme järjestelmästä reaaliaikaisesti investointibudjettien ja toimitusten tilanteen. Tämä helpottaa merkittävästi investointien ja kassanhallinnan suunnittelua”, kertoo Matikainen.

Automatisoimalla koko hankinnasta maksuun -prosessin Rillionin ratkaisulla, on Renta saavuttanut sekä kustannus- että prosessihyötyjä.

“Meillä oli tarve saada automaattiset prosessit nopeasti pystyyn sekä hankintoihin että ostolaskujen käsittelyyn. Kasvumme ollessa niin nopeaa, on meillä ollut paljon muitakin projekteja käynnissä samaan aikaan. Siksi on ollut äärimmäisen tärkeää, että pystymme toteuttamaan ostolaskujen kierrätyksen lisäksi myös hankinnat Rillionin järjestelmän kautta”, toteaa Matikainen.

Tällä hetkellä Renta ja Rillion pilotoivat tekoälyratkaisua Rentan taloushallinnon automatiikan edelleen tehostamisessa. Tekoäly parantaa tiliöintiautomatiikkaa entisestään, sekä muutenkin tukee automatiikkaa validoimalla ja korjaamalla vastaanotettavaa tietoa.

“Meille on tärkeää, että ratkaisutoimittaja toimii myös kehityskumppaninamme. Kehitämme prosessejamme jatkuvasti yhteistyössä Rillionin kanssa. Vaatimukset muuttuvat kasvun myötä, jolloin mukanamme kasvava, joustava ratkaisu ja strateginen kumppanuus tukevat toimintaamme myös pitkällä tähtäimellä”, kertoo Matikainen.

Artikkeli on julkaistu kauppalehti.fi -sivustolla 12.2.2018.