Ostolaskujen automatisointi – Korkea laskuautomaatio tehostaa ostolaskuprosessia vuonna 2023

Ostolaskujen automatisointi on monen asian summa, ja automaatiotaso nousee kehityksen edetessä. Yksi merkittävimmistä teemoista ostolaskuautomaatiossa on ennakkotieto. Kun lasku perustuu ennakkotietoon (kuten ostotilaukseen tai sopimukseen), on ostolaskun käsittely huomattavasti helpompaa – ja 100 prosenttisesti automatisoitavissa. Mikäli ostolaskujen saapumisesta tiedetään etukäteen, yrityksellä on myös paremmat edellytykset arvioida taloudellista tilannettaan.

Mikäli yritykseen saapuu paljon yllättäviä laskuja, kannattaa prosessia tarkastella tältä kannalta: miten voisimme huolehtia siitä, että olemme tietoisia ostolaskujen saapumisesta jo etukäteen?

Nostimme tähän merkittävimpiä laskuautomaation teemoja.

1. Laskutietojen digitointi ja verkkolasku

Suomalaiset suuret ja keskisuuret yritykset ovat laskutietojen digitoinnissa maailman kärkiluokkaa, sillä käytämme jo hyvin paljon verkkolaskuja. Siinä missä verkkolasku on alusta alkaen digitaalisessa muodossa, paperiset laskut ja pdf-laskut tulee digitoida ennen kuin laskuautomaatio on mahdollista. Tätä varten yritykset hyödyntävät erilaisia skannauspalveluita ja OCR-tekniikkaa. Tämä tarkoittaa, että erillinen ohjelma tunnistaa laskutiedot paperilta ja ne viedään sähköiseen muotoon. Yritykset voivat myös tehdä skannauksen itse, mikäli laskuja kertyy vähemmän. Verkkolaskut ovat kuitenkin laskuautomaation ydin ja niitä kannattaa pyytää aktiivisesti toimittajilta ostolaskuprosessin parantamiseksi.

2. Ostotilaustäsmäytys – Ostolaskujen automatisoinnin tärkein kohde: jopa 70 % laskuista

Suuri osa epäsuorista hankinnoista perustuu ostotilaukseen. Ostotilaus määrittää mitä on sovittu, keneltä on ostettu ja tietenkin millä hinnalla. Tätä ostotilausta on verrattava saapuvaan ostolaskuun, jotta yrityksessä saadaan varmistus laskun oikeellisuudesta. Mikäli ostotilaukset viedään samaan järjestelmään ostolaskujen kanssa, tämä täsmäytys tapahtuu automaattisesti, eli ilman ihmisen käsittelyä.

3. Sopimukset ja toistuvaislaskut – noin 20–30 % laskuista

Jokaisella yrityksellä on huomattava määrä laskuja, jotka perustuvat johonkin sopimukseen. Ostolaskujen käsittelyn ja laskuautomaation yhteydessä tärkeitä ovat toistuvat laskut. Toistuvaislasku on laskutustyyppi, jossa myyjä veloittaa asiakastaan automaattisesti säännöllisin väliajoin tavaroista tai palveluista. Toistuvat laskut liittyvät yleisimmin matkapuhelinlaskuihin, yleishyödyllisiin palveluihin, siivouspalveluihin ja ylläpitomaksuihin.

Toinen puoli sopimuksista ovat itselaskutuksen piiriin kuuluvat laskut. Esimerkiksi kiinteistön vastikkeet ovat maksuja, joista ei tule laskua, mutta maksu on silti suoritettava kuukausittain. Itselaskutuksen avulla näistä muodostetaan toistuva lasku, joka on automatisoitavissa.

Toistuvaislaskut voidaan automatisoida jopa 100 % sopimusten avulla. Järjestelmään tuodaan tarvittavat sopimukset ja niiden tiedot. Saapuvat laskut täsmätään sopimukseen automaattisesti. Mikäli kaikki on kunnossa, lasku siirtyy maksuun ilman kosketuspisteitä. Myös sopimukselle kuuluvat tiedot (kuten tilitiedot) periytyvät laskulle.

4. Säännöt ja hyväksynnän työnkulku

Sääntöjä on monenlaisia ja niiden avulla helpotetaan laskun matkaa monella saralla, tässä pari tärkeintä esimerkkiä:

Hyväksynnän työnkulku – ostolaskujen kierrätys

Hyväksynnän työnkulku tarkoittaa laskun tarkastamista ja hyväksymistä. Tähän prosessiin osallistuu useampi rooli, joiden järjestys on määritelty ennalta. Laskun tarkastus ja hyväksyminen on erittäin tärkeä prosessi, jolla varmistetaan että lasku on oikeutettu eikä laskun ja alkuperäisten ostodokumenttien välillä ole ristiriitoja. Laskuille voidaan määrittää erilaisia työnkulkuja, esimerkiksi sopimuksen tai viitteen perusteella.

Toleranssit – kuinka paljon ostolasku saa poiketa

Laskun summa on harvoin täysin sama kuukaudesta toiseen, edes toistuvaislaskuilla. Esimerkiksi sähkölaskun summa vaihtelee talvi-  ja kesäkuukausien välillä. Toleranssien avulla esimerkiksi sopimuksille voidaan määrittää summarajoja, eli kuinka paljon laskun summa saa vaihdella. Näin jokaista hieman poikkeavaa laskua ei tarvitse käsitellä manuaalisesti, ja ostolaskuprosessi tehostuu. Mikäli ostolasku eroaa määritellyistä toleranssirajoista, se siirtyy laskuautomaation myötä hyväksynnän työnkulkuun tarkastettavaksi.

Ostolaskujen automatisointi on jatkuvaa kehitystä

Harvat prosessit ovat nykypäivänä koskaan täysin valmiita, vaan oppiminen ja kehitys jatkuvat kauas tulevaisuuteen. Näin on myös laskuautomaation saralla. Yrityksen kannalta on erittäin tärkeää, että organisaatiolla on käytössään tehokas ja käyttäjäystävällinen ostolaskujen käsittelyratkaisu, jossa on monipuolisia mahdollisuuksia automaatioon.

On sitäkin tärkeämpää, että taloushallinnosta löytyy aikaa ja resursseja prosessien jatkuvaan kehitykseen sekä tuloksista kiittämiseen. Toimittajayhteistyö jatkuu ratkaisun käyttöönoton jälkeen, joten on tärkeää huomioida miten ratkaisua ja automaatiotasoa kehitetään yhdessä toimittajan kansa myös tulevaisuudessa.

Takaisin blogikirjoituksiin