Ostolaskuautomaation haasteet kiinteistöalalla

Kulujen kohdistaminen oikeisiin kiinteistöihin

Yksi kiinteistöyhtiöiden suurimmista haasteista on oikeiden kustannusten kohdentaminen oikeisiin kiinteistöihin. Kun kiinteistöyhtiöt tekevät muutoksia kiinteistöihin, esimerkiksi kunnostavat ja remontoivat, kustannukset on kohdistettava täsmälleen oikeaan kiinteistöön – jopa oikeaan huoneeseen ja seinään. Tähän on useita toimintamaista riippuvia syitä, kuten vähennyskelpoiset kustannukset ja erilaiset ALV-säännöt tilasta ja vuokralaisesta riippuen.

Tiesitkö esimerkiksi, että Suomessa asiat ovat hyvin eri tavalla, jos remontti tapahtuu tilassa, jossa vuokralaisena on apteekki, verrattuna tilaan, jossa vuokralainen on kenkäkauppa?

Kun lasku remontista tai muusta palvelusta saapuu, taloushallinnon ammattilaisten on tiedettävä tarkasti, mihin kiinteistöön ja tilaan kustannus kuuluu. Kuten kaikki tiedämme, taloushallinnon ammattilaiset ovat erinomaisia työssään, mutta he eivät välttämättä tiedä kiinteistöjä ulkoa tai tiloja käyttäviä vuokralaisia. Kun lasku ilman selkeitä merkintöjä saapuu, voi tiedon etsiminen viedä paljon aikaa – kaikki tämä olisi voitu välttää prosessin aikaisemmissa vaiheissa. Usein tällainen tilanne tulee pienissä projekteissa, joissa isännöitsijät haluavat nopeuttaa projektia tilaamalla työt puhelimitse. Helpolta tuntuva projekti vie lopulta paljon taloushallinnon ammattilaisten aikaa.

Paras paikka mainita oikea omaisuus ja tila on merkitä se laskuun. Siksi on tärkeää varmistaa, että koko organisaatio on tietoinen näiden erityisten haasteiden luonteesta, joita kiinteistöyhtiöt kohtaavat ostolaskujen käsittelyssä. Tämä koskee erityisesti ihmisiä, jotka tilaavat palveluita kiinteistöihin. Myös palveluntarjoajille annettavien laskutusohjeiden tulee olla hyvin selkeät. Kun oikea prosessi tunnetaan laajasti organisaation sisällä, se helpottaa taloushallinnon ammattilaisten elämää huomattavasti. Se mahdollistaa myös ostolaskujärjestelmien käytön parhaalla mahdollisella tavalla.

Projektit

Kun uudet vuokralaiset ovat muuttamassa tiloihin, saattaa vuokratiloissa olla tarve isommalle remonttiprojektille ennen muuttoa. Näin varmistetaan, että tila on paras mahdollinen uudelle vuokralaiselle; tilassa voidaan esimerkiksi rakentaa uusia seiniä tai purkaa niitä. Maakohtaisista säännöistä ja määräyksistä riippuen nämä korjaukset voivat olla vähennyskelpoisia. Peruskorjaus saa oman projektin ja projektinumeron tietyllä tiliöinnillä. Kaikki, mitä tälle tilalle tapahtuu, on tiliöitävä samalle projektinumerolle. Jos saapuvat projektilaskut on merkitty oikein, ostolaskujen käsittelyjärjestelmä voi helpottaa projektin käsittelyä automatisoidun tiliöinnin, tekoälyn ja automaattisten hyväksymistyönkulujen avulla – kaikki tämä laskussa olevan projektinumeron perusteella. Jos taas projektinumero puuttuu eikä omaisuudesta ole mainintaa laskussa, voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin taloushallinnon ammattilainen saa kaikki tarvittavat tiedot. Integroidun tekoälyratkaisun avulla Rillion oppii historiallisista tiedoista, mikä tuo suuren avun jos laskusta puuttuu projektitietoja.

Useita yksiköitä

Kiinteistöyhtiöillä on usein yksi holdingyhtiö, joka omistaa useita kiinteistöjä. Jokainen kiinteistö voi olla oma osakeyhtiö. Tämä tekee ostolaskujen käsittelyn monimutkaiseksi, koska kustannukset on osoitettava oikealle yritykselle. Kuten kaikkien kustannusten kanssa, hyvin suunniteltu kiinteistönhoito ja hyvin tilatut palvelut ja tarvikkeet ovat välttämättömyys, jotta tavarantoimittajilta saadaan ostolaskut kaikilla tarvittavilla tiedoilla.

Rillionin ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä on integroitu tekoäly, jossa ei tarvita lisäintegraatioita. Ennuste tehdään sekunneissa ja ennusteet on värikoodattu. Asetuksissa voit räätälöidä, mitkä kohteet ja toimittajat tekoäly ennustaa ja haluatko saada kaikki ennusteet vai vain korkeimmat. Yrityskohtaisten vaatimusten vuoksi saattaa olla järkevää jättää tietyt kustannukset pois ennusteista. Saat meiltä apua kustannusrakenteen perusteelliseen analysointiin –  sitä suositellaan tekoälyn käyttöönoton yhteydessä sekä sen jälkeen, kun tekoälyä on käytetty jonkin aikaa.

ERP-integraatiot

Ostolaskujen automaatiojärjestelmä on vain yksi osa kiinteistöyhtiön IT-ympäristöä. On selvää, että ostolaskujärjestelmän ja ERP-järjestelmän on oltava integroituja keskenään parhaalla mahdollisella tavalla, jotta varmistetaan saumaton kaksisuuntainen tiedonsiirto. Kuulostaa helpolta, mutta vaatii aikaa miettiä tarvittavia datan lähteitä ja sitä, kuinka hyvin ne sopivat yhteen järjestelmien välillä. Kaikkien tarvittavien lasku- ja toimittajatietojen tulisi siirtyä saumattomasti ostolaskujärjestelmään, ja tiliöityjen laskujen on siirryttävä takaisin ERP-järjestelmään.  Tämä tarkoittaa, että ERP-järjestelmän on kyettävä vastaanottamaan tiliöintitiedot oikeassa muodossa. Tätä varten suosittelemme vuoropuhelua ostolaskujen automaatiojärjestelmän toimittajan kanssa ja keskustelua tavoista rakentaa integraatio.