Ostolaskuautomaatio valmistavassa teollisuudessa – Haasteet ja ratkaisut vuonna 2024

Tässä blogikirjoituksessa ratkaisukonsulttimme Emilia Arpi käy läpi haasteita ja ratkaisuja, jotka liittyvät ostolaskujen käsittelyn automatisointiin valmistavassa teollisuudessa, erityisesti Pohjoismaissa.

Haaste nro 1: Laskujen määrä

Teollisuusyritysten laskujen määrä voi nousta satoihin tuhansiin laskuihin vuodessa. Kun puhutaan tällaisista luvuista, on tärkeää tehdä kaikki pystyttävä ostolaskujen automaatioprosessin sujuvoittamiseksi.

Oikeilla laskutiedoilla on tärkeä rooli automatisoinnissa. Suurin osa ostolaskujen automaatioratkaisun toiminnoista perustuu laskun tietoihin, kuten ostotilausnumeroon, sopimusnumeroon tai viitenumeroon. Maailmanlaajuisten toimittajaverkostojen ja erilaisten laskumuotojen vuoksi on tärkeää varmistaa, että tarvittavat laskun tiedot löytyvät jokaisesta laskusta.

Useiden laskujen käsittely kerralla

Kun saapuvien laskujen määrä on suuri, on hyvä pystyä käsittelemään useita laskuja kerralla. Rillionissa tämä on mahdollista kaikissa vaiheissa. Laskulokissa useita laskuja voidaan täsmäyttää ja siirtää samanaikaisesti. Jos lasku on jo työnkulussa, käyttäjä voi myös hyväksyä useita laskuja kerralla. Tästä on hyötyä erityisesti niissä tilanteissa, joissa yhden roolin on annettava lopullinen hyväksyntä suurelle määrälle laskuja. Muut roolit ovat jo tarkistaneet ja hyväksyneet nämä laskut. Näitä massakäsittelyoikeuksia voidaan helposti muokata Rillionissa.

Haaste nro 2: ostotilaukselliset laskut ja laskutiedot

Liiketoimintamallista riippuen jopa 90 prosenttia laskuista voi perustua ostotilauksiin, mikä tekee ostotilausten täsmäytyksestä automatisoinnin tärkeimmän työkalun numero yksi. Rillionissa yksi lasku voi sisältää eriä useista ostotilauksista, ja yksi ostotilaus voidaan täsmäyttää useisiin laskuihin, riippumatta siitä, onko ne toimitettu osittain vai kokonaan. Jotta ostolaskujen automaatioprosessi olisi mahdollisimman sujuva, tuotantoyritysten on kuitenkin selkeästi ilmoitettava toimittajille, mitä tietoja laskussa on oltava ja missä muodossa lasku on lähetettävä.

Eri tuotenumerot

Kokemuksemme perusteella on tavallista, että teollisuusyritykset käyttävät sisäisissä hankintaprosesseissaan eri tuotenumeroita kuin niiden toimittajat. Tämä voi johtaa siihen, että sekä ostotilauksessa että saapuvassa laskussa on eri tuotenumerot. Rillion on ratkaissut tämän haasteen useille asiakkaille tuomalla myyjien käyttämät tuotenumerot Rillioniin.

Haaste nro 3: Ostotilauksettomat laskut tai kustannuslaskut

Muiden kuin ostotilauksettomien laskujen käsittelyn automatisointiin on useita lähestymistapoja. Tämäntyyppisten laskujen osalta on tärkeää varmistaa, että laskussa on automaation kannalta tarvittavat tiedot, kuten sopimusnumero tai viitenumero. Jos yrityksesi vastaanottaa usein PDF- tai paperilaskuja, voit kouluttaa laskujen skannausohjelmiston tunnistamaan asianmukaiset kentät, kuten viitenumeron. On kuitenkin tehokkaampaa, että kaikki toimittajat itse lisäävät tarvittavat tiedot laskuun.

Myös ostotilauksettomien laskujen kohdalla on tärkeää, että toimittajille annetaan laskutusohjeet jo heti alussa.

Haaste nro 4: Monimutkaiset toimitusketjut

Yksi valmistavan teollisuuden suurimmista haasteista ostolaskujen automatisoinnissa on toimitusketjujen monimutkaisuuden hallinta. Kun mukana on useita toimittajia ja jakelijoita, laskujen ja erilaisten sopimusten seuranta- ja täsmäytysprosessista voi tulla erittäin monimutkainen. Usein toimittajat sijaitsevat eri maissa, käyttävät eri kieliä ja niillä voi olla eriäviä laskutustietoja.

Laskutusohjeet toimittajalle

Olipa toimittaja missä päin maailmaa tahansa, on ratkaisevan tärkeää antaa toimittajille selkeät ohjeet siitä, mitä tietoja laskuun on sisällytettävä. Nämä laskutustiedot ovat välttämättömät, jotta automaattinen käsittely toimisi saumattomasti. Laskutusohjeet kannattaa antaa toimittajille jo neuvotteluvaiheen alussa, jotta automatisointiprosessi olisi myöhemmin helpompi toteuttaa. Usein automaattinen käsittely perustuu useisiin laskussa oleviin kenttiin, joten on tärkeää, että laskutusohjeet sisältävät kaikki tarvittavat tiedot.

Kun yrityksessä panostetaan selkeään ja perusteelliseen kommunikaatioon toimittajien kanssa, voidaan varmistaa mahdollisimman onnistunut ostolaskuautomaatio.

Kommunikaatio ulkoisten toimittajien kanssa

Ajan mittaan laskutusohjeisiin voi tulla muutoksia. Kommunikoinnin sujuvuuden kannalta on helpointa, että toimittajaan säännöllisesti yhteydessä oleva henkilö välittää uuden tiedon eteenpäin toimittajalle.

Sisäiset ohjeet

Ostolaskun automatisointi alkaa tilauksesta. Luo organisaatiollesi kattavat laskutusohjeet ja varmista, että kaikki, joilla on tilausoikeudet, ovat tietoisia toimintatavoista ja ohjeista. Tähän kuuluu myös selkeiden ohjeiden antaminen siitä, mitkä kustannuspaikka- tai viitenumerot on sisällytettävä laskuun tehokkaan käsittelyn helpottamiseksi.

Sopimusten hallinta

Kaikkia toimittajasopimuksia kannattaa seurata keskitetysti. Tallenna asiakirjat Rillioniin – siten ne ovat helposti oikeiden ihmisten saatavilla oikeaan aikaan. Linkitä asiakirjat laskuihin, jotta näet tarvittavat tiedot ennen maksua. Voit myös asettaa automaattisia muistutuksia, kun sopimus on päättymässä, jotta voit neuvotella sopimuksesta uusiksi.