Ostolaskujen Hallinta ja Automaatio | Rillion

Ostolaskut ovat olennainen osa jokaisen yrityksen päivittäistä toimintaa, mutta niiden käsittely voi olla monimutkaista ja aikaa vievää. Oikein hallinnoituna ostolaskujen käsittely voi kuitenkin tarjota merkittäviä etuja, kuten kustannussäästöjä, parempaa maksuvalmiutta ja tärkeitä tietoja liiketoiminnan päätöksenteon tueksi.

Tässä blogissa käymme läpi perusteet ostolaskuista ja niiden käsittelystä, keskittyen erityisesti ostolaskujen käsittelyprosessiin ja automatisointiin. Selvitämme, mitä hyötyjä automatisointi voi tuoda liiketoiminnalle ja mitä kannattaa ottaa huomioon uutta ostolaskujärjestelmää valitessa.

Mikä on ostolasku?

Ostolasku on kirjanpitoon ja taloudelliseen seurantaan liittyvä asiakirja, joka vahvistaa ostotapahtuman ja siinä esitetyt tiedot. Se on tärkeä osa yritysten ja organisaatioiden taloushallintoa. Ostolaskut lähetetään yleensä toimittajalta asiakkaalle ja sisältää tiedot ostetuista tuotteista tai palveluista sekä niiden hinnan. Lisäksi siinä voi olla tietoja, kuten maksuehtoja, alennuksia tai muita sopimuksellisia yksityiskohtia. Ostolaskujen avulla yritys voi seurata ostojen määrää ja arvoa, varmistaa laskutusten oikeellisuuden ja vertailla niitä tilauksiin tai sopimuksiin.

Mikä on ostolaskujen käsittelyprosessi?

Yrityksen ostolaskujen käsittelyprosessi kattaa monia vaiheita aina laskun vastaanottamisesta sen tarkistamiseen ja maksamiseen. Ostolaskujen käsittelyprosessi alkaa laskun saapumisesta. Suomessa yleisin tapa vastaanottaa laskuja on verkkolasku, jolloin laskudata on digitaalisessa muodossa alusta alkaen. Laskuja voidaan lähettää ja vastaanottaa myös paperisina laskuina ja esimerkiksi pdf-laskuina. Jotta yrityksen ostolaskujen käsittely olisi mutkatonta, paperiset ja pdf-muotoiset ostolaskut on ensin muutettava sähköiseen muotoon. Kun laskudata on sähköisessä muodossa, laskudataa on helpompaa säilyttää, data on helpommin siirrettävissä eri järjestelmien välillä ja laskuprosessi voidaan automatisoida. Paperiset ja pdf-muotoiset laskut muunnetaan sähköiseen muotoon erilaisten skannauspalveluiden avulla. Nämä järjestelmät tunnistavat laskussa olevat kentät ja tiedot ja muuttavat ne sähköisiksi tiedoiksi.

Kun lasku on saapunut, se siirtyy usein ostoreskontratiimille tai taloushallintoon kirjausta varten. Ostoreskontraan kuuluu ostolaskujen vastaanottaminen, tarkistaminen ja tiliöinti, minkä jälkeen ne siirtyvät maksuun. Ostoreskontrassa tarkistetaan ostolaskujen oikeellisuus ja vertaillaan niitä ostotilauksiin ja sopimuksiin. Lisäksi se seuraa maksuehtoja ja huolehtii, että laskut maksetaan sovitun aikataulun mukaisesti.

Ennen maksua ostolaskun tarkistaa usein useampi henkilö, jotta voidaan varmistaa kustannusten oikeellisuus. Hyvän tavan mukaisesti ostolaskulla on yksi asiatarkastaja ja yksi hyväksyjä. Ostolaskujen hyväksyntäkierto voidaan luoda automaattisesti perustuen esimerkiksi toimittajaan tai viitteeseen.

Miksi laskujen käsittelyprosessi kannattaa automatisoida?

Laskujen käsittelyprosessi kannattaa automatisoida sillä se sisältää monia työläitä ja toistuvia työvaiheita ja inhimillisien virheiden mahdollisuus on merkittävä. Siksi ostolaskujen käsittely automatisoidaan sitä varten tarkoitetulla ostolaskujen käsittelyjärjestelmällä. Ostolaskujen automatisointi on myös yksi merkittävimmistä syistä, miksi yritykset vaihtavat ostolaskujen käsittelyratkaisua. Usein käytössä olevan ratkaisun automaatiomahdollisuudet tai käyttäjäkokemus eivät vastaa yritysten nykyisiä tarpeita. Kun uuden ostolaskujärjestelmän etsintä alkaa, on hyvä tietää mistä asioita laskuautomaatio muodostuu. Tällöin myös ratkaisutoimittajan valinta on helpompaa.

Laskut perustuvat usein joko sopimukseen tai ostotilaukseen, ja nämä ostolaskut ovat ihanteellisia automatisointia varten. Mikäli yrityksellä ei ole käytössä ostolaskujärjestelmää, on taloushallinnon tarkistettava jokainen lasku sitä vastaavaa sopimusta tai ostotilausta vasten. Esimerkiksi siivouslaskun summan on vastattava alkuperäisessä sopimuksessa luvattua summaa. Tavaroiden kohdalla puolestaan on tarkistettava, että yritys on saanut oikean määrän tavaroita ja oikealla hinnalla. Ostolaskujärjestelmässä tämä tarkastus, eli täsmäytys, voidaan automatisoida. Järjestelmä täsmäyttää saapuvat laskut sopimuksiin ja ostotilauksiin automaattisesti. Tällöin vain poikkeavat laskut on tarkistettava manuaalisesti, mikä säästää huomattavasti aikaa. Mikäli lasku täsmää täysin, laskua ei myöskään tarvitse lähettää hyväksynnän kiertoon, mikä säästää jälleen organisaation aikaa.

Sopimukset

Yrityksillä on huomattava määrä laskuja, jotka perustuvat johonkin sopimukseen. Ostolaskujen käsittelyn ja laskuautomaation yhteydessä tärkeitä ovat toistuvat laskut.

Toistuvaislasku on laskutustyyppi, jossa myyjä veloittaa asiakastaan automaattisesti säännöllisin väliajoin tavaroista tai palveluista. Toistuvat laskut liittyvät yleisimmin matkapuhelinlaskuihin, yleishyödyllisiin palveluihin, siivouspalveluihin ja ylläpitomaksuihin.

Toinen puoli sopimuksista ovat itselaskutuksen piiriin kuuluvat laskut. Esimerkiksi kiinteistön vastikkeet ovat maksuja, joista ei tule laskua, mutta maksu on silti suoritettava kuukausittain. Itselaskutuksen avulla näistä muodostetaan toistuva lasku, joka on automatisoitavissa.

Toistuvaislaskut voidaan automatisoida jopa 100 % sopimusten avulla. Järjestelmään tuodaan tarvittavat sopimukset ja niihin liittyvät tiedot. Saapuvat laskut täsmätään sopimukseen automaattisesti. Mikäli kaikki on kunnossa, lasku siirtyy maksuun ilman kosketuspisteitä. Myös sopimukselle kuuluvat tiedot (kuten tiliöintiedot) periytyvät laskulle.

Ostotilaustäsmäytys

Suuri osa hankinnoista perustuu ostotilaukseen. Ostotilaus määrittää mitä on sovittu, keneltä on ostettu ja tietenkin millä hinnalla. Tätä ostotilausta on verrattava saapuvaan ostolaskuun, jotta yrityksessä saadaan varmistus laskun oikeellisuudesta. Mikäli ostotilaukset viedään samaan järjestelmään ostolaskujen kanssa, tämä täsmäytys tapahtuu automaattisesti, eli ilman ihmisen käsittelyä.

Muut säännöt ja Tekoäly

Ostolaskujen automatisoinissa hyödynnetään myös paljon sääntöjä, joiden  avulla helpotetaan laskun matkaa entisestään. Tässä kappaleessa puhumme tärkeimmistä esimerkeistä: hyväksynnän työnkulusta ja toleransseista. Kerromme myös miten uusin teknologia eli tekoäly auttaa ostolaskujen automatisoinnissa.

Hyväksynnän työnkulku – ostolaskujen kierrätys

Hyväksynnän työnkulku tarkoittaa laskun tarkastamista ja hyväksymistä. Tähän prosessiin osallistuu useampi rooli, joiden järjestys on määritelty ennalta. Laskun tarkastus ja hyväksyminen on erittäin tärkeä prosessi, jolla varmistetaan, että lasku on oikeutettu eikä laskun ja alkuperäisten ostodokumenttien välillä ole ristiriitoja. Hyvän tavan mukaisesti ostolaskulla on yksi asiatarkastaja ja yksi hyväksyjä. Laskuille voidaan määrittää erilaisia työnkulkuja, esimerkiksi sopimuksen tai viitteen perusteella. Esimerkiksi kaikki laskut, jotka tulevat toimittajalta Markkinointi Oy voidaan automaattisesti ohjata ensin markkinoinnin roolille tarkastettavaksi ja sen jälkeen markkinointijohtajalle viimeistä hyväksyntää varten.

Toleranssit – kuinka paljon ostolasku saa poiketa

Laskun summa voi poiketa kuukaudesta toiseen toistuvaislaskuilla. Esimerkiksi sähkölaskun summa vaihtelee talvi- ja kesäkuukausien välillä. Toleranssien avulla esimerkiksi sopimuksille voidaan määrittää summarajoja, eli kuinka paljon laskun summa saa vaihdella. Näin jokaista hieman poikkeavaa laskua ei tarvitse käsitellä manuaalisesti, ja ostolaskuprosessi tehostuu. Mikäli ostolasku eroaa määritellyistä toleranssirajoista, se siirtyy automaattisesti oikeaan työnkulkuun tarkastettavaksi.

Tekoäly

Riippuen yrityksen toiminnan luonteesta, perinteisen ostolaskuautomaation ulkopuolelle saattaa jäädä jopa tuhansia laskuja. Esimerkiksi kululaskuilla ei välttämättä ole tarvittavaa ennakkotietoa täsmäyttämiseen. Tällaiset laskut vaativat paljon manuaalista työtä tiliöinnin ja hyväksynnän osalta ja vievät niin taloushallinnon tiimin kuin johdonkin arvokasta työaikaa. Rillionin integroitu tekoäly perustuu suureen määrään historiadataa, josta algoritmit löytävät ja tunnistavat yhteneväisyyksiä. Mikäli laskulle ei löydy dokumenttia, kuten ostotilausta tai sopimusta, Rillionin tekoäly ennustaa laskulle tiliöintitietoja historiadataan ja laskun sisältöön perustuen. Tekoälyn hyödyt kasvavat ajan kuluessa – mitä enemmän dataa analysoidaan, sitä paremmin algoritmi toimii.

Miten valitsen yrityksellemme sopivan ostolaskujen käsittelyratkaisun?

Tehokkaan ja luotettavan ostolaskujärjestelmän valitseminen on ratkaiseva päätös yrityksille, jotka haluavat optimoida taloushallinnon prosessejaan. Ensinnäkin yritysten kannattaa arvioida järjestelmän skaalautuvuutta ja sen kykyä sopeutua liiketoiminnan kasvutarpeisiin. Toiseksi käyttäjäystävällisyys on avainasemassa, sillä helppokäyttöinen järjestelmä säästää aikaa ja vähentää käyttöönottokoulutuksen tarvetta. Kolmanneksi asiakastuen laatu yksi tärkeimmistä kriteereistä. Kun järjestelmä on osana taloushallinnon jokapäiväistä työtä, on mahdolliseen kysymykseen saatava vastaus nopeasti ja saumattomasti. Neljänneksi on hyvä varmistaa, että ostolaskujärjestelmässä on mahdollisuus hyödyntää myös uusinta teknologiaa, kuten tekoälyä ja analytiikkaa.

Lopuksi teknologian ja järjestelmän lisäksi on hyvä miettiä myös toimittajakumppanuutta. Toimialasta ja koosta riippumatta kaikilla yrityksillä on lopulta sama tarve hankkiessaan ostolaskujen käsittelyratkaisua; yritykset haluavat pitkäaikaisen kumppanin, joka ymmärtää heidän muuttuvat tarpeensa.

—

Lue lisää ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin hyödyistä toisessa blogissamme: Ostolaskujen automatisointi & Korkea laskuautomaatio vuonna 2023 (rillion.com)

tai lataa opas ostolakujen käsittelyn automatisointiin: Ostolaskujen käsittelyn automatisointi – Kokonaisvaltainen opas (rillion.com)

Rillion ostolaskujärjestelmä (entinen Palette Software)

Rillionin ostolaskuautomaatiojärjestelmä on käytössä yli 3000 organisaatiossa, yli 50 maassa. Me tunnemme ostolaskuprosessin kauttaaltaan ja autamme asiakkaitamme saavuttamaan mahdollisimman korkean automaatiotason 30 vuoden kokemuksella. Ratkaisumme ulottuvat ostolaskuprosessien digitalisoinnista aina täysin automatisoituun hankinnasta maksuun –ratkaisuun. Autamme sinua valitsemaan sopivimman ratkaisun.

Ota yhteyttä ja kerromme lisää.