Taloushallinnon harmonisointi – strategiajohtajan vinkit

Haastattelimme aiheesta Saara Kauppilaa, joka on Eficoden Strategy & Corporate Development -johtaja. Ennen nykyistä rooliaan hän toimi Eficodella CFO:na useamman vuoden ajan. Kysyimme Saaralta vinkkejä ja ajatuksia siitä, mitä kannattaa ottaa huomioon taloushallinnon järjestelmän ja prosessien uudistamisessa.

Huolellinen suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen luovat projektille vahvan pohjan

”Sekä järjestelmän että prosessien näkökulmasta on erittäin tärkeää lähteä liikkeelle suunnittelulla. Kuinka järjestelmän ja prosessin halutaan toimivan? Mitä niillä tulee saada aikaiseksi? Hyvällä suunnittelulla säästetään valtava määrä aikaa projektin myöhemmissä vaiheissa”, sanoo Saara Kauppila.

”Alkuvaiheessa on myös tärkeää tutkia, kuka on paras toimittaja ja mahdollinen kumppani uuden järjestelmän implementoimiseen. Sekä järjestelmän toimittajan että kumppanin on tunnettava järjestelmä läpikotaisin ja asiakkaalta on osattava kysyä oikeat kysymykset.”

Vastuualueiden määrittely ja dokumentointi

Projektin aikaiset vastuut oman organisaation, toimittajan ja kumppanin osalta on määriteltävä ja dokumentoitava tarkasti. Jos vastuita ei määritellä riittävän hyvin, käy usein niin, että palloja alkaa tippua välistä, kun ei ole varmuutta kenen tontille vastuu kuuluu.

”Usein tällainen tilanne huomataan vähän viiveellä, ja jälkeenpäin on todella iso työ käydä läpi asioita, jotka ovat jääneet puuttumaan projektista tai jotka on käsitelty väärin. Toimittajan tai kumppanin kanssa työskennellessä on tärkeää päättää, mitkä vastuut kuuluvat ulkopuoliselle yritykselle ja mitkä omalle organisaatiolle,” Kauppila toteaa.

Avoimuus ja kommunikaatio ovat onnistuneen projektin kulmakivet

Laajoissa projekteissa on mukana useita sisäisiä ja ulkopuolisia osapuolia, joiden kanssa on pidettävä avoin yhteys koko projektin kulun ajan. Usein myös sidosryhmät ovat kiinnostuneita projektin kulusta, aikataulusta ja budjetista, ja ne on pidettävä ajan tasalla siitä, missä projektissa mennään ja mitä on tulossa.

Joskus projektit tuovat mukanaan yllättäviä haasteita, joita ei ole voitu tai osattu ottaa huomioon projektia suunniteltaessa. Avoimen kommunikaation avulla haasteet voidaan kuitenkin ennakoida ja purkaa ajoissa, ennen kuin ne lähtevät kasvamaan lumipallon lailla.

”Kannatan avoimuutta kaikessa. Mitä avoimempaa kommunikaatio on tiimin sisällä sekä kumppanin ja organisaation välillä, sitä todennäköisemmin projektissa mukana olevat henkilöt sanovat ääneen, mikäli joku asia ei toimi tai mene oikein”, sanoo Kauppila.

Kuinka taklata muutosvastarinta?

Vaikka uusi järjestelmä tai tehokkaammat prosessit antavat työntekijöille mahdollisuuden keskittyä mielenkiintoisempiin ja merkityksellisempiin työtehtäviin, voi muutos luonnollisesti aiheuttaa myös vastarintaa.

”Muutoksen edessä ihmiset reagoivat eri tavoin. Toiset ovat tympääntyneitä nykyisellään huonosti toimivaan järjestelmäympäristöön tai prosesseihin, ja ottavat uudet tavat toimia innokkaasti ja mielenkiinnolla vastaan. Toiset taas suhtautuvat negatiivisesti ja saattavat pyrkiä estämään tai hidastamaan muutosta. Usein negatiivisten tunteiden taustalla on kuitenkin epävarmuus ja huoli omasta osaamisesta ja roolista uudessa ympäristössä. Niinpä muutosvastarinnan taklaamisessa olennaista on ihmisten kuunteleminen. Taas kerran avoin kommunikaatio siitä, mitä muutetaan, miksi, ja ennen kaikkea, mikä on kunkin yksilön rooli tulevassa toimintaympäristössä, on aivan olennaista”, sanoo Kauppila.

”Siitä tulee älyttömän hyvä mieli itselle, kun alussa negatiivisesti muutokseen suhtautunut henkilö suorastaan innostuu muutoksesta matkan varrella ja loistaa uudenlaisessa roolissaan.”