Laskujen hyväksyntä ja ostolaskujen tarkastus ovat merkittäviä prosesseja

Tänä päivänä ostolaskujen tarkastus tapahtuu digitaalisissa järjestelmissä, mikä tuo prosessiin monia etuja, kuten tehokkuutta ja näkyvyyttä. Järjestelmävaihtoehtoja on paljon, ja valintaa tehdessä on hyvä arvioida miten ratkaisut tukevat juuri tätä prosessia.

Laskujen hyväksyntä ja ostolaskujen tarkastus ja ovat tärkeitä prosesseja

Laskujen hyväksyntä ja niiden asiatarkistus ovat erittäin tärkeä prosessi, jonka avulla varmistetaan että lasku on oikeutettu, eikä laskun ja alkuperäisten ostodokumenttien välillä ole ristiriitoja. Mikäli yrityksellä ei ole käytössä järjestelmää tarkistusta varten, tämä tarkistusprosessi vaatii fyysisen laskukappaleen kierrättämistä ympäri toimistoa. Tämä on kuitenkin nykypäivänä harvinaista suurilla ja keskisuurilla yrityksillä.

Nykypäivänä kaikki laskut kerätään yhteen järjestelmään, oli lasku sitten verkkolasku, paperinen lasku tai pdf-lasku. Paperiset laskut ja pdf-laskut vaativat kiertoreitin järjestelmään, sillä ne on ensin digitoitava OCR-tekniikan avulla. Kun laskut saapuvat järjestelmään sähköisessä muodossa, on ostolaskujen tarkastaminen huomattavasti helpompaa.

Ostolaskujen tarkastus – työnkulku

Ostolaskujen tarkastus käynnistyy laskun saapuessa järjestelmään. Automatisoivat säännöt määrittelevät sen, minkälainen tie laskulle muodostetaan. Parhaassa tapauksessa ostolaskut eivät vaadi käsittelyä juuri lainkaan, sillä modernit ostolaskujärjestelmät täsmäyttävät ja käsittelevät saapuneet laskut automaattisesti. Automaatiotaso voidaan saada täyteen 100 prosenttiin, mikäli ostolasku perustuu ennakkotietoon, kuten sopimukseen tai ostotilaukseen, jotka ovat hyväksytty ja tarkastettu jo ennalta. Täysin automatisoitu prosessi on yritykselle tehokkaampi ja turvallisempi, sillä inhimillisten virheiden mahdollisuus on hyvin paljon pienempi.

Ostolaskuille voidaan myös automaattisesti määritellä hyväksymisen työnkulku, eli ostolaskun tarkastukseen osallistuvat roolit ja niiden järjestys. Työnkulku voi perustua esimerkiksi sopimukseen tai ostolaskulta löytyvään viitteeseen. Järjestelmä lähettää saapuneen laskun tälle ennalta määritetylle tarkastuskierrokselle. Jokainen rooli saa automaattisen ilmoituksen, kun ostolasku saapuu hänen roolinsa kohdalle hyväksyntää varten. Muutokset, kommentit ja muut laskun tarkastukseen ja hyväksymiseen liittyvä kommunikaatio säilytetään järjestelmässä myös tulevaa varten.

Automaattiset muistutukset

Kiire ja unohdus ovat yleisiä piirteitä myös ostolaskujen tarkastuksen kohdalla. Hyvä järjestelmä luo automaattisesti muistutuksia laskujen hyväksyjille, mikä tehostaa taloushallintoa kuun lopussa.

Erinomainen ostolaskujärjestelmä on helppokäyttöinen kaikille käyttäjille – etenkin tarkastajille

Ostolaskujen tarkastus on prosessi, johon osallistuu suuri joukko yrityksen työntekijöitä. Kulujen ja laskujen käsittely on yksi niistä tehtävistä, jotka jäävät usein tarkastajien aika- ja resurssipulan jalkoihin. Paineiden kasvaessa kulut ja laskut kerääntyvät odottamaan johdon hyväksyntää, koska strategisemmat tehtävät priorisoidaan hallinnollisten tehtävien yli. Myöhästyneet maksut voivat kuitenkin johtaa kehnompiin sopimushintoihin, sekä vaikuttaa toimittajasuhteisiin ja kassavirtaan negatiivisesti.

Kun ostolaskut ovat kiireisen työn ohella tehtävää lisätyötä, nousee yksi asia organisaation tasolla erittäin tärkeäksi: ostolaskujärjestelmän pitää olla helppokäyttöinen. Tehokkainkaan järjestelmä ei tuo yritykselle merkittävää etua, mikäli hyväksyjät eivät osaa (tai halua) käyttää sitä. Kannattaa myös varmistaa, että taloushallinnon päättäjät voivat tarkastaa ja hyväksyä kuluja helposti ja nopeasti, missä ja millä laitteella tahansa, jotta maksut voidaan suorittaa viiveettä. Käyttäjille on tärkeää myös mahdollistaa pääsy liiketoiminnan työvälineisiin etänä, jotta he voivat suorittaa tehtävänsä tehokkaasti myös toimiston tai työpisteen ulkopuolella.