Ostoreskontra on ostolaskujen keskus

Ostoreskontra on luettelo yrityksen ostoveloista, eli saapuvista laskuista ja niiden maksamisesta. Tämä on merkittävä osa taloushallinnon prosesseja, jota hoitaa usein oma tiiminsä. Ostoreskontran kanssa työskentelevien henkilöiden on tarkoitus varmistaa, että laskut tulevat tiliöidyksi ja maksetuksi niitä koskevien säädösten ja lakien mukaisesti. Työ vaatii tarkkuutta ja tietotaitoa.

Myynti ja ostoreskontra

Mikä on myyntireskontra? Myyntireskontra on puolestaan listaus yrityksen saatavista ja lähetetyistä laskuista.

Ostoreskontra ilman sähköistä järjestelmää ostolaskujen käsittelyyn

Ostoreskontratiimillä on useita tehtäviä, jotka alkavat laskun saapuessa. Mikäli laskut saapuvat paperisina, eikä käytössä ole sähköistä järjestelmää laskujen käsittelyyn, työmäärä on erittäin suuri.

Kun ostolasku saapuu, työntekijän on ensimmäiseksi siirrettävä tieto paperiselta laskulta sähköiseen järjestelmään. Virhealtis prosessi on yhä harvinaisempi, sillä nykyään suuri osa laskuista on digitaalisessa muodossa jo alusta alkaen, eli verkkolaskuja. Tämän lisäksi laskua on usein verrattava myös alkuperäiseen ostodokumenttiin, jotta tiedetään että laskussa on kaikki oikein.

Ostolasku vaatii myös esikäsittelyä, kuten laskun oikeellisuuden varmistusta ja esitiliöinnin tekemistä, jonka jälkeen lasku voidaan siirtää kiertoon, eli hyväksymiskierrokselle. Hyväksynnän työnkulku on erittäin tärkeä prosessi, jolla varmistetaan, että lasku on oikeutettu eikä laskun ja alkuperäisten ostodokumenttien välillä ole ristiriitoja. Jos yrityksellä ei ole käytössä järjestelmää tätä varten, tarkistusprosessi vaatisi fyysisen laskukappaleen kierrättämistä ympäri toimistoa, mutta tämä on nykypäivänä harvinaista suurilla ja keskisuurilla yrityksillä. Tarkastukseen voi osallistua myös useita tahoja ennen laskun maksamista.

Hyväksynnän jälkeen lasku siirtyy reskontraan ja on valmis maksettavaksi.

Ostolaskujärjestelmä helpottaa ostoreskontran työtä

Onneksi nykypäivänä joudutaan harvoin kierrättämään paperisia ostolaskuja pöydältä toiselle, sillä ostolaskujen käsittely on suurelta osin siirtynyt digitaalisiin järjestelmiin. Taloushallinto-ohjelma ostolaskuille voi tehostaa ostolaskuprosessia jopa 80 %, mikä laskee myös käsittelyn hintaa erittäin merkittävästi.

Ostolaskujen käsittelyjärjestelmään kerätään kaikki saapuvat laskut, oli lasku sitten verkkolasku, paperilasku tai pdf-lasku. Siinä missä verkkolasku on alusta alkaen digitaalisessa muodossa, paperiset laskut ja pdf-laskut tulee digitoida ennen kuin laskuautomaatio on mahdollista. Tätä varten yritykset hyödyntävät erilaisia skannauspalveluita ja OCR-tekniikkaa, eli erillinen ohjelma tunnistaa laskutiedot paperilta ja ne viedään sähköiseen muotoon. Yritykset voivat myös tehdä skannauksen itse, mikäli laskuja kertyy vähemmän. Verkkolaskut ovat kuitenkin laskuautomaation ydin.

Kun kaikki laskut ovat yhdessä paikassa, myös ostoreskontraa hoitavan tiimin työ helpottuu huomattavasti:

1. Ostolaskujen data siirtyy järjestelmään automaattisesti, mikä vähentää virheiden määrää.
2. Ostolaskut ovat aina löydettävissä yhdestä järjestelmästä.
   • On suuri etu kerätä kaikki saapuvat laskut yhteen paikkaan. Rillionin ratkaisussa kaikki laskut on helppo löytää (kyllä, tiedämme, että se voi olla kamppailua ERP-järjestelmässä), myös maksamisen ja arkistoinnin jälkeen.
3. Ostolaskujen käsittely on mahdollista toteuttaa täysin automaattisesti, mikäli ostolasku perustuu ennakkotietoon, kuten sopimukseen tai ostotilaukseen
4. Samoja laskuja ei tarvitse käsitellä kuukaudesta toiseen
5. Ostolaskujen hyväksyntä organisaation sisällä on huomattavasti tehokkaampaa – mikäli järjestelmä on mobiili ja helppokäyttöinen. Nyt ostolaskuja voi hyväksyä missä vain ja milloin vain.
6. Taloushallinnon tiimi voi lähettää muistutuksia automaattisesti laskujen hyväksyjille, mikä helpottaa kuun loppua.

Kun työläimmät ja usein myös toistuvat työt siirretään automaation piiriin, ostoreskontralle jää aikaa strategisempiin tehtäviin, kuten prosessien parantamiseen ja analysointiin. Myös kiperimmille poikkeuksille on organisaatiossa enemmän tarvittavaa selvitysaikaa.

Takaisin blogiin