Traditionsrigt helse- og skønhedsfirma opdaterer sine interne processer for at øge effektiviteten. Med fem virksomheder på fire forskellige lokationer blev manuel håndtering af leverandørfakturaer tidskrævende og svært at styre for Björn Axén, som i 2012 automatiserede processen med Rillion.
I maj 2022 skiftede Centsoft navn til Rillion.
| Kunde | Björn Axén |
|---|---|
| Bransche | Skønhed og helse |
| Område | Sverige |
| Automatisering | Fakturaindlæsning, fakturahåndtering og godkendelsesflow |
| Løsning | Rillion (tidligere Centsoft Invoice) |
Økonomiafdelingen modtog papirfakturaerne, som blev sendt ud i organisationen til kontering og godkendelse. I andre tilfælde havnede fakturaerne direkte hos de ansvarlige chefer, som så videresendte til økonomiafdelingen.
– Det blev hurtigt lidt rodet og svært at holde styr på, hvor fakturaerne var henne. En faktura kunne blive liggende på et skrivebord og i værste fald først blive opdaget, når der kom en rykker fra leverandøren, fortæller økonomichef Johan Asperyd.
I dag har Björn Axén fuld kontrol over, hvor fakturaerne er, hvem der skal godkende, og hvornår fakturaen forfalder til betaling.
– Vi sparer helt sikkert mere, end det koster.
Virksomheden har haft en vækst på 50 % de seneste fem år, men vækstraten har ikke øget størrelsen på økonomiafdelingen, fordi Centsoft Invoice erstatter meget af det tidligere manuelt udførte arbejde.
– Takket være kontrollen over godkendelsesflowet og præcisionen, som Rillion giver bogholderiet, er antallet af fejl reduceret, og vi sparer meget tid, fortæller Johan Asperyd.
Virksomheden har i løbet af disse år også byttet økonomisystem, hvilket gik smidigt, da fakturaprocessen allerede var etableret, og Rillion let kan integreres med det nye system.
En særligt positiv effekt er, ifølge Johan, den enorme påvirkning af deres arbejdspres.
– Vi sparer virkelig mange timer. Vi har ikke regnet på, hvor meget, men helt sikkert mere end det koster, siger han.
Desuden går godkendelserne hurtigere. Der ryger automatisk remindere ud til godkenderne, og administratoren får overblik over alle fakturaer, hvor de er, og hvilken status de har.
– Takket være kontrollen over godkendelsesflowet og den præcision, som Rillion giver i bogholderiet, er antallet af fejl reduceret markant, och vi sparar mycket tid.
Johan vender flere gange tilbage til, hvordan manuel håndtering af fakturaer let skaber en vis usikkerhed i fakturahåndteringen, hvilket i sidste ende påvirker kvaliteten af bogføringen, den overordnede økonomiske kontrol samt giver risiko for at forværre forholdet til leverandørerne. Det, Johans medarbejdere sætter mest pris på, er overblik over fakturaerne, og at arbejdet er blevet enklere og sjovere. Nu kan de være mere proaktive og udføre de opgaver, de er kvalificerede til.
– I og med, at man hverken behøver jagte fakturaer i et væk eller aflevere en kontoplan sammen med konteringen, er arbejdet blevet sjovere, siger Johan.
Personligt synes Johan, at årsafslutningen er blevet smidigere, idet alt information findes i Rillion i stedet for i ringbind eller et tilfældigt skrivebord.
Det var Björn Axéns leverandør af kopimaskiner og printere, der anbefalede Johan at se nærmere på Rillion. Han ville have et ukompliceret system, uden en alt for stor investering.
Johan mener, at Rillion er en systemløsning, der passer til de fleste virksomheder. Han er tilfreds med det valg, de traf, samt den hurtige support, og de sætter pris på, at der hele tiden bliver udviklet på softwaren.
– Det kan mærkes, at de brænder for det, de laver, siger han. Medarbejderne var kun positive over forandringerne, som gav dem et bedre arbejdsmiljø uden den store indsats ift. uddannelse.
– Man lærer systemet med det samme, og det gælder også for de nye medarbejder, der starter hos os. Der er ingen stopklods, det er bare at komme i gang.
Lad en af
Vi er eksperter i automatisering og har en passion for mennesker. Vi automatiserer dine finansielle processer, så du kan få ro på dine medarbejdere og tid til eftertanke.
