Elektronisk fakturagodkendelse

Lad os først se på, hvordan elektronisk fakturagodkendelse fungerer trin for trin:

1. Datafangst (scanning og digitalisering)

Første led handler om at få korrekt data ind i systemet. Fakturaer kommer i mange forskellige formater og layouts. Papirfakturaer skal derfor scannes og PDF-fakturaer skal tolkes, så informationen kan komme ind i systemet på lige fod med e-fakturaer.

2. Automatisk kontering

Mange systemer til fakturahåndtering og fakturagodkendelse kommer selv med konteringsforslag ud fra fakturadata og de dimensioner, systemet kan udlede – fx leverandør og reference. Dermed slipper dem, der godkender de enkelte fakturaer, for manuelt at vælge konto. Læs mere om kontering af fakturaer.

3. Fleksible godkendelsesflows

Fakturaerne distribueres automatisk i et foruddefineret godkendelsesflow. De fleste virksomheder vælger at skabe automatiserede flows med udgangspunkt i fx leverandør eller fakturareference, og har typisk flere parametre såsom beløbsgrænser, hvor flere personer skal godkende.

4. Automatisk besked til godkenderne

Systemet sender link via mail. Godkenderen kan se fakturainformationen, konteringsforslaget og et billede af den originale faktura.

5. Godkend med et klik

Det er nemt og hurtigt at godkende leverandørfakturaer i en digital løsning. Man kan typisk godkende med et enkelt klik direkte i en mail eller på mobilen.

6. Fakturaen betales i økonomisystemet

Så snart fakturaen er godkendt, overføres den automatisk til økonomisystemet sammen med alle bogføringsdata. Forudsat, at fakturasystemet er fuldt integreret med økonomisystemet.

Hvordan vælger man system til elektronisk fakturagodkendelse?

Der findes mange forskellige løsninger på markedet. Vær især opmærksom på følgende, når du skal vælge system til elektronisk fakturagodkendelse:

• Gå efter en nicheløsning – standardløsninger (som fx findes i økonomisystemet) løser sjældent opgaven fuldt ud
• Undersøg jeres interne behov og forventninger til automatiseringsniveau for de samlede processer omkring fakturaer og kreditorer
• Tjek, om systemet både tilbyder fakturagodkendelse og automatisk match mellem faktura og indkøbsordre eller kontrakt
• Vær opmærksom på, hvordan I er organiseret. Hvis jeres godkendelsesprocesser er komplekse, skal I have et fleksibelt system
• Fuld og smidig integration til jeres eksisterende økonomi- og ERP-system er alfa-omega! Læs mere om integration her.

Fem klare fordele ved elektronisk fakturahåndtering:

1. Hurtigere håndtering af fakturaer
2. Fuld søgbarhed i fakturaer – uanset status
3. Opdag flaskehalse i godkendelsesflowet
4. Godkend fakturaer direkte på mobilen med et enkelt klik
5. Reducér fejl, og nedbring antallet af fakturaer, der forsvinder

At godkende fakturaer digitalt medfører typisk store ressourcebesparelser i økonomiafdelingen, men også i resten af organisationen.

Rillion udvikler og sælger to forskellige systemer til fakturahåndtering og elektronisk fakturagodkendelse. Kontakt os og få mere at vide om, hvordan det fungerer!